Wiederkehrende Rechnungen

*Diese Funktion ist aktuell nur für ausgewählte Kunden zugänglich*

Die Funktion Wiederkehrende Rechnungen ermöglicht es, automatisiert und intervallbasiert Rechnungen an definierte Zahlungsempfänger zu erstellen und optional automatisch zu versenden bzw. hochzuladen.

1. Übersicht

Unter dem Menüpunkt „Wiederkehrende Rechnungen“ können wiederkehrende Rechnungen konfiguriert werden. Die Konfiguration umfasst folgende Hauptbestandteile:

• Auswahl des Zahlungsempfängers

• Status der wiederkehrenden Rechnung

• Definition des Rechnungsintervalls (z. B. monatlich, quartalsweise etc.)

• Hinzufügen der Rechnungspositionen

2. Zusätzliche Einstellungen

Optional können in den Einstellungen pro wiederkehrender Rechnung folgende Automatisierungen aktiviert werden:

• Automatischer Mail-Versand: Die generierte Rechnung wird automatisch mit dem definierten E-Mail-Template an den Kunden gesendet.

• Datav-Upload: Die Rechnung wird direkt in das Datav-System hochgeladen.

• SharePoint-Upload: Die Rechnung wird automatisch auf SharePoint abgelegt.

Diese Einstellungen sind unabhängig voneinander konfigurierbar.

3. Automatische Rechnungserstellung

Die Erstellung erfolgt täglich automatisch um 00:05 Uhr (Mitternacht plus fünf Minuten) auf Grundlage der eingestellten Intervalle. Bei Ausführung prüft das System:

• Ist die nächste Rechnung fällig?

• Wenn ja:

  • Wird sie generiert

  • Entsprechend den aktivierten Einstellungen weiterverarbeitet (Mail-Versand, Upload, etc.)

  • Das nächste Fälligkeitsdatum wird anhand des hinterlegten Intervalls automatisch berechnet und gesetzt

4. Verhalten bei Änderung des Startdatums

• Das Datum der ersten Rechnung beeinflusst die gesamte Generierungslogik:

  • Wird das Startdatum in die Vergangenheit gesetzt, erstellt das System nur zukünftige Rechnungen(keine rückwirkende Generierung).

  • Wird das Startdatum auf das heutige Datum gesetzt, betrachtet das System diese Rechnung als bereits ausgeglichen und berechnet das nächste Fälligkeitsdatum ab heute + Intervall.

Beispiel:

• Intervall: monatlich

• Startdatum: 08.08.2025 → Rechnung gilt als erstellt und ausgeglichen

• Nächste Rechnung: 08.09.2025

5. Hinweis zur Intervallberechnung

Nach erfolgreicher Erstellung und Verarbeitung wird das Intervall automatisch auf das nächste Fälligkeitsdatum aktualisiert. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Rechnung doppelt erstellt wird und der Zyklus fortlaufend eingehalten wird.