# PHOTOVATE-ERP # Vorwort Herzlich willkommen zur umfassenden Dokumentation über die grundlegenden Schritte zur Nutzung des ERP-Systems mit Ninox! In diesem Leitfaden werden wir auf die verschiedenen Aspekte und Funktionen des ERP-Systems eingehen. Diese Dokumentation richtet sich an Benutzer, die bereits mit den Grundlagen von Ninox vertraut sind, um die volle Leistungsfähigkeit des ERP-Systems zu nutzen. Wenn Sie noch nicht mit Ninox vertraut sind, empfehlen wir Ihnen dringend, sich zuerst mit den Grundlagen der Plattform vertraut zu machen, um das Beste aus dieser Dokumentation herauszuholen. Wir hoffen, dass Ihnen die Dokumentation dabei helfen wird, die Funktionalitäten des ERP-Systems erfolgreich anwenden zu können. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, sich an unseren Support zu wenden. Bitte beachten Sie, dass diese Dokumentation auf dem aktuellen Stand des Systems basiert und regelmäßig aktualisiert wird, um sicherzustellen, dass Sie stets die neuesten Informationen und Anleitungen erhalten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Nutzung des ERP-Systems mit Ninox und hoffen, dass diese Dokumentation Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen # Plattform Photovate ist ein vollumfängliches System welches auf der Ninox Plattform aufgebaut wurde. Bevor wir in spezifische Elemente einsteigen werden im folgenden Abschnitt erstmal die Grundfunktionalitäten der Plattform erklärt. # Datenbank und Tabellen **Was ist eine Anwendung?** Eine Anwendung, oft einfach nur App genannt, vom englischen „application“, ist ein vollständiges, in sich geschlossenes Computer-Programm, das für den Endbenutzer entwickelt wurde. Eine Anwendung führt eine bestimmte nützliche Aufgabe aus, die nichts mit dem IT- System an sich oder dessen Wartung zu tun hat; sie kann mobile und Desktop-Programme beinhalten. Ninox ist so eine Anwendung. Ninox läuft überall über die Cloud (also im Browser), steht aber auch als Native App für Android und Apple zur Verfügung. #### Datenbank Eine Sammlung von Daten, die so strukturiert sind, dass sie sich leicht durchsuchen und abrufen lassen. #### Tabellen Eine Tabelle enthält Daten. Sie ist ein Datenbank-Objekt, das Daten in Datensätzen (Zeilen) und Feldern (Spalten) speichert. Die Daten beziehen sich in der Regel auf eine bestimmte Kategorie von Personen oder Dingen, z.B. Mitarbeiter oder Bestellungen. Sie kennen das vermutlich von einer Excel-Tabelle. Eine Datenbank kann aus diversen Tabellen bestehen. #### Tabellenaufbau Tabellen spielen eine große Rolle, wenn es um Datenbanken geht. Daher möchten wir schon mal einen Blick auf die Struktur werfen. Aber keine Sorge, wenn wir gleich am Beispiel arbeiten, gehen wir darauf noch einmal ein.

# Daten eingeben In unserem Beispiel zeigen wir Ihnen erst einmal, wie Sie Daten ganz einfach direkt in Ihr Formular eingeben. Es gibt dafür 2 Möglichkeiten: im Formular (unsere Empfehlung) in der Tabelle #### Daten im Formular eingeben Klicken Sie in eine Zeile und geben Sie Ihre Daten in das sich öffnende Formular (rechts) ein. (Falls sich das Formular nicht von allein von rechts ins Bild „schiebt“, klicken Sie einfach auf die Pfeilspitze (oben rechts), um das Formular anzuzeigen.)

#### Daten in der Tabelle eingeben Alternativ können Sie Ihre Daten auch direkt in die Tabelle eingeben. Das ist etwas weniger komfortabel, aber in manchen Fällen vielleicht etwas schneller. Doppelklicken Sie in ein Feld und beginnen Sie mit der Eingabe. Über die Tab-Taste gelangen Sie ins nächste Feld (oder wieder doppelklicken).

### # Sortieren und filtern Standard-Sortier- und Filtervorgänge rufen Sie über den jeweiligen Spaltenkopf auf. Je nach Feldtyp bekommen Sie verschiedene Sortier- und Filtermöglichkeiten angezeigt. #### Daten alphabetisch sortieren Klicken Sie in unserem Beispiel auf Titel und Sie können die Tabelle alphabetisch ordnen, indem Sie auf Aufsteigend klicken.

#### Daten gruppieren Gruppieren Sie bei Veranstaltungsort die Einträge und Sie erhalten einen Überblick darüber, wie viele und welche Veranstaltungen je Raum gebucht sind.

#### Daten nach Vorgabe filtern Wenn Sie in einer Spalte nach einem bestimmten Wert suchen, geben Sie Ihre Suche in das Filter ein und die Ergebnisse werden Ihnen angezeigt. Hier im Beispiel haben wir nach Veranstaltungen im Dezember 2022 gesucht.

# Ansichten Zeigen Sie nur das an, was Sie gerade brauchen. Oder so anschaulich, wie Sie es wollen. Über Ansichten stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, sich Ihre Daten anzeigen zu lassen. Sie können so Ihre Daten aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und erhalten einen besseren Überblick. Das wiederum unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen. Probieren Sie es am besten einfach aus und erstellen Sie für unser Beispiel verschieden Ansichten. #### So geht's 1\. Klicken Sie in der Tab-Leiste auf das Plus-Symbol ![](/files/4rSBjJUP45sQtzOBRo8A) . 2\. Geben Sie der neuen Ansicht einen Namen. 3\. Wählen Sie eine Option aus.

# Cloud-Synchronisierung Ninox bietet native Apps für relevante Plattformen an: \- Ninox App für Mac, \- Ninox App für iOS, \- Ninox App für iPhone, \- Ninox App für Android. Mit wenigen Ausnahmen bieten die nativen Apps die gleiche Funktionalität, die auch in der Web-App über einen Browser (z. B. app.ninox.com) verfügbar ist. Tatsächlich nutzen native Apps > 95% der gleichen Codebasis, unterstützen sie aber mit zusätzlichen plattformspezifischen Funktionen wie Zugriff auf Kamera, Karten, Dateisystem usw. Ein wesentlicher Unterschied zwischen native Apps und der Web-App ist die Art des Datenaustauschs. Die Web-App steht in ständigem Kontakt mit den Ninox Cloud-Servern und funktioniert nicht mehr, wenn die Netzwerkverfügbarkeit unterbrochen wird. Native Apps hingegen arbeiten auch dann weiter, wenn für längere Zeit kein Internetzugang zur verfügbar ist. Dies wird durch eine Offline-First-Strategie erreicht. #### Offline-Erstsynchronisierung Native Apps replizieren Daten von Ninox Cloud-Servern und behalten eine Offline-Kopie dieser Daten. Alle vom Benutzer vorgenommenen Änderungen werden zunächst lokal auf der Datenkopie des Geräts reflektiert und später mit den Ninox Cloud-Servern synchronisiert. **Wann findet die Synchronisierung statt?** Die Synchronisation der Daten ist ein asynchroner Prozess. Sie kann zu jedem Zeitpunkt erfolgen, wenn die Ninox-App aktiv und das Internet verfügbar ist. Unter guten Netzwerkbedingungen wird jede Änderung, die der Benutzer vornimmt, sowie jede Änderung, die ein anderer Benutzer auf einem anderen Gerät vornimmt, die Synchronisierung auslösen. **Wie werden die Konflikte gelöst?** Die Ninox Cloud-Server fungieren als „Single Point of Truth “. Jede Änderung, die erfolgreich von einem Gerät synchronisiert wurde, muss von dem anderen Gerät übernommen werden, bevor es mit der Weitergabe seiner eigenen Änderungen beginnen kann. Änderungen können widersprüchlich sein; Konflikte werden auf der Ebene der einzelnen Felder aufgelöst. Das heißt, wenn zwei Geräte unterschiedliche Felder desselben Datensatzes ändern, tritt kein Konflikt auf. Die Auflösung tatsächlicher Konflikte erfolgt wie folgt:
*Zwei Geräte erstellen neue Datensätze mit der gleichen neuen ID:* Das Gerät, das zuerst synchronisiert, gewinnt; der Datensatz behält seine ID. Das Gerät, das als zweites synchronisiert, übernimmt den neuen Datensatz und benennt die ID seines eigenen neuen Datensatzes um. Die Umbenennung der IDs gewährleistet die relationale Integrität. Zwei Geräte ändern das gleiche Feld desselben Datensatzes: Das Gerät, das zuerst synchronisiert wird, gewinnt. Das Gerät, das als zweites synchronisiert, überschreibt die Änderungen des Benutzers Ein Gerät ändert einen Datensatz, das andere löscht diesen Datensatz: Wenn die Änderung zuerst synchronisiert wird, wird sie vom anderen Gerät übernommen, aber dann wird der Datensatz gelöscht. Wenn die Löschung zuerst synchronisiert wird, löscht das andere Gerät den Datensatz ebenfalls und verwirft die Änderungen. **Transaktionen und Synchronisierungsreihenfolge** Alle Transaktionen werden serialisiert. Jede Transaktion erhöht die Synchronisierungssequenznummer um eins. Alle Änderungen aus einer Transaktion werden in einem Bündel synchronisiert. Es wird nie eine Teilsynchronisation der Änderungen einer Transaktion geben. Ninox-eigene Anwendungen zeigen ihre aktuelle Synchronisierungssequenz an, wenn Sie auf das Wolkensymbol neben dem Datenbanknamen klicken. #### Datei-Synchronisierung Native Anwendungen laden Dateianhänge proaktiv, aber unabhängig von der Transaktionssynchronisation herunter. Es gibt keine Garantie, dass eine Datei offline verfügbar ist. Die Dateisynchronisierung findet nur statt, wenn die native Anwendung aktiv ist. Hinweis: Die vollständige Synchronisierung von Dateien kann zu einem erheblichen Datenverbrauch führen. Es wird empfohlen, die Option zum Herunterladen auf Abruf zu aktivieren.

#### Troubleshooting (Fehlerbeseitigung) Arbeiten unter eingeschränkten Netzwerkbedingungen Bei sich häufig ändernden Datenbanken mit hoher gleichzeitiger Nutzung kann es sinnvoll sein, Wi-Fi auszuschalten, wenn keine gute Netzverfügbarkeit gegeben ist. Synchronisierung funktioniert nicht mehr Die Synchronisierung erfolgt im Hintergrund, wenn die Ninox-App aktiv ist und eine Netzwerkverbindung besteht. Hinweis: Es besteht keine Notwendigkeit oder Möglichkeit, die Synchronisierung aktiv auszulösen. Falls die Daten nicht synchronisiert sind, gehen Sie wie folgt vor: · Überprüfen Sie die Netzwerkkonnektivität mit einem Webbrowser · Starten Sie die Ninox App neu · Starten Sie das Gerät neu Wenn diese Schritte keine Abhilfe schaffen, können Sie die Synchronisierung zurücksetzen. Beachten Sie, dass dies zu Datenverlusten führen kann: Daten, die lokal auf dem Gerät eingegeben und noch nicht mit den Ninox Cloud-Servern synchronisiert wurden, werden durch diesen Vorgang verworfen. **Synchronisierung zurücksetzen:** Gehen Sie zurück zum Bildschirm des Teamarbeitsbereichs. Drücken Sie lang oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenbanksymbol => Synchronisation zurücksetzen. Wenn dies immer noch nicht hilft, können Sie auch die Ninox-App löschen und neu installieren. Ähnlich wie bei "Synchronisierung zurücksetzen" führt dies zu einem Verlust aller nicht synchronisierten lokalen Änderungen. # App-Anwendung Für die Nutzung des Systems laden Sie bitte die App für das Mobilgerät / Tablet herunter. Die Mobilversion heißt im Appstore Ninox-Datenbank. Um sich mit dem Server auf der App zu verbinden, müssen Sie über die Einstellungen die Domain des Servers (xxxx-xxxx-xxxx.ninoxdb.de) ohne https eintragen (siehe Screenshot)

# Nutzer Hinzufügen Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts auf das Zahnrad, da sollten Sie nun die Option Ninox Einstellungen sehen.

Nun gehen wir auf den Reiter Nutzer und drücken auf den Button „+ Neu“

Hier tragen Sie nun alle benötigten Daten ein, stellen dem Mitarbeiter ein Passwort ein und verifizieren Ihn.

Nun kann der Mitarbeiter sich anmelden, wird aber noch keine Berechtigung auf die Datenbank haben. Um das zu ändern gehen wir nun auf den Reiter Arbeitsbereiche und öffnen unser Team.

In diesem Menü sollten Sie nun ein Mehrfachauswahlfeld sehen, das mit „Berechtigung“ betitelt ist. Dort können Sie nun alle Rollen verteilen, die der Nutzer benötigt. Klicken sie nun auf Hinzufügen und speichern Sie Ihre Einstellungen. Der eingeladene Nutzer kann sich anschließend einloggen.

# Rollen Rollen im ERP-System In diesem ERP-System gibt es vordefinierte Rollen mit jeweiligen Rechten. Es liegt darin, den Zugriff auf bestimmte Funktionen und Informationen innerhalb des Systems zu steuern und zu kontrollieren. Es handelt sich dabei um eine Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Benutzer nur auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die für ihre jeweilige Rolle und Verantwortlichkeit relevant sind. Der Zweck vordefinierter Rollen mit Rechten besteht darin, die Systemintegrität, die Vertraulichkeit von Daten und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Durch die Zuweisung von Rechten können Unternehmen den Zugriff auf sensible Daten einschränken und das Risiko unbefugter Änderungen oder Zugriffe minimieren. Einige wichtige Aspekte des Hintergrunds vordefinierter Rollen mit Rechten im ERP-System: 1. Segregation of Duties (Aufgabentrennung): Durch die Festlegung von Rollen und Rechten wird sichergestellt, dass keine einzelne Person über uneingeschränkten Zugriff auf alle Funktionen und Daten verfügt. Dies reduziert das Risiko von Betrug oder Fehlverhalten, da kritische Aufgaben auf verschiedene Benutzer aufgeteilt werden. 2. Zugriffskontrolle: Vordefinierte Rollen ermöglichen eine granulare Steuerung des Zugriffs auf spezifische Module, Funktionen und Daten im ERP-System. Benutzer erhalten nur die Berechtigungen, die für ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten erforderlich sind, und können nicht auf sensible oder vertrauliche Informationen zugreifen, für die sie keine autorisierten Rechte haben. 3. Compliance: Vordefinierte Rollen und Rechte unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Industriestandards. Durch die Implementierung von Zugriffsbeschränkungen und Kontrollen können Unternehmen sicherstellen, dass nur berechtigte Benutzer auf geschützte Daten zugreifen und vertrauliche Informationen nicht kompromittiert werden. 4. Effizienz und Produktivität: Die Zuweisung von vordefinierten Rollen erleichtert die Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen für neue Benutzer. Anstatt individuelle Berechtigungen für jeden Benutzer festzulegen, können Administratoren einfach die entsprechende Rolle zuweisen, die den Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Benutzers entspricht. Dies spart Zeit und Ressourcen bei der Benutzerverwaltung und erleichtert die Skalierbarkeit des Systems. Die Verwendung vordefinierter Rollen mit Rechte in einem ERP-System bietet eine effektive Methode zur Sicherstellung der Datensicherheit, der Aufgabetrennung und der Einhaltung von Richtlinien. Es unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verwaltung von Benutzerzugriffen und gewährleistet, dass Mitarbeiter die erforderlichen Informationen erhalten, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erledigen, während gleichzeitig unbefugter Zugriff minimiert wird. Hinweis: In diesem ERP-System besteht die Möglichkeit, einem User mehrere Rollen zuzuweisen, anstatt ihn auf eine einzelne Rolle zu beschränken. Dadurch können verschiedene Rollen miteinander kombiniert werden, was eine flexible und bedarfsgerechte Nutzung des ERP-Systems erlaubt. Außerdem ist es auch möglich, einem User temporär eine Rolle zuzuweisen, falls eine Rolle vorübergehend unterbesetzt sein sollte. Dadurch können Engpässe im Arbeitsablauf vermieden und die Effizienz aufrechterhalten werden. Folgende Rollen stehen in diesem ERP-System zur Verfügung: • Admin • Editor • Geschäftsführung • Auftragsbearbeitung • Einkauf • Logistik • Aufseher • Teamleitung • Buchhaltung • Personalmanagement • Vertrieb • Montage • Einstellungsbearbeiter • (Externer Monteur) ## # Admin Mit dieser Rolle haben Sie die volle Kontrolle über das ERP-System und sind für dessen Steuerung und Verwaltung verantwortlich. Als Admin können Sie Benutzerkonten erstellen, Zugriffsrechte verwalten, Konfigurationseinstellungen vornehmen und andere administrative Aufgaben durchführen. Diese Rolle ist die zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung des ERP-Systems und stellt sicher, dass es reibungslos funktioniert. Hinweis: Wenn man als Admin im System agiert, kann man die Standard-Tabellenansichten für alle User verändern. Unsere Empfehlung ist es, die Admin Rolle nur in diesen Fällen zu vergeben, da sonst bei einfachen Filterungen diese Einstellungen standardmäßig für das ganze Team hinterlegt werden. # Aufseher Mit dieser Rolle ist es möglich, alle Tabellen einzusehen. Jedoch ist es mit dieser Rolle nicht gestattet, neue Datensätze anzulegen, bestehende Datensätze zu bearbeiten oder zu löschen. Die Rolle ermöglicht lediglich einen lesenden Zugriff auf die Daten, um einen Überblick und Einsicht zu gewährleisten, aber keine Veränderungen vorzunehmen. # Einstellungsbearbeiter Mit dieser Rolle ist es möglich, nur in der Tabelle „Einstellungen“ sämtliche Karteireiter zu bearbeiten. Diese Rolle beschränkt sich ausschließlich auf diese spezifische Tabelle und ermöglicht die Bearbeitung und Anpassung der Einstellungen in jedem Karteireiter. In anderen Tabellen hat die Rolle keine Bearbeitungsrechte. # Geschäftsführung Mit dieser Rolle haben Sie die Berechtigung, auf alle Tabellen zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Sie können Datensätze in den Tabellen anzeigen, erstellen, bearbeiten und löschen. Dadurch haben Sie umfassende Zugriffs- und Bearbeitungsrechte in der gesamten Anwendung. Diese Rolle ist nach der Admin-Rolle jene mit den meisten Rechten. # Montage Die Rolle Montage umfasst den Prozess der Installation und Inbetriebnahme von Solarmodulen, Wechselrichtern und andere Komponenten. Mit dieser Rolle haben Sie einen beschränkten Zugriff auf das ERP-System. Sie können bestimmte Funktionen und Bereiche der Anwendung nutzen, aber nicht auf alle Tabellen und Daten zugreifen/bearbeiten. Diese Rolle wurde für die Monteure im System angelegt um einen übersichtlichen Zugriff auf die relevanten Termine, Projekte, Warenbewegungen und Kommissionen zu gewährleisten. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Projekte, Montagetermine, Tickets, Kommissionen und Abnahmen. # Teamleitung Mit dieser Rolle ist es möglich, die Mitarbeitertabelle zu bearbeiten und Stunden freizugeben. Deshalb ist die Rolle Teamleitung nur eine unterstützende Rolle und sollte mit weiteren Rollen kombiniert werden. Einige Tabellen, die für diese Rolle relevant sind: Projekte, Abwicklung, Angebote, Montagetermine, Tickets, Mitarbeiter und Meeting. # Buchhaltung Mit der Buchhaltungsrolle ist es möglich, die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich der Buchhaltung innerhalb des Unternehmens zu unterstützen und zu verwalten. Es umfasst die Erfassung, Verarbeitung und Aufzeichnung von finanziellen Transaktionen sowie die Erstellung von Finanzberichten und -analysen. Sie stellt sicher, dass Buchhaltungsvorgänge wie Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen oder freie Rechnungen korrekt und zuverlässig durchgeführt werden. Einige Tabellen, die für diese Rolle relevant sind: Projekte, Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Bankgeschäfte und Rechnungs Dashboard. # Logistik Diese Rolle hat den Zweck, die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Bereich der Logistik innerhalb des Unternehmens zu unterstützen und zu verwalten. Die Rolle umfasst verschiedene Prozesse wie die Beschaffung, Lagerverwaltung, Bestandskontrolle und Distribution von Waren. Durch die Zuweisung dieser Rolle wird eine gezielte Verwaltung und Steuerung der logistischen Abläufe und Aufgaben ermöglicht. Mit dieser Rolle haben sie die Möglichkeit, Artikel-EK‘s und Ähnliches zu modifizieren. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Inventar, Produkte, Kommissionen, Bestellungen, Lieferungen, Warenbewegungen, Reklamationen, Fuhrpark. # Personalmanagement Diese Rolle umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Personalbeschaffung, Mitarbeiterentwicklung, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und andere HR-Aufgaben. Mit dieser Rolle wird eine effiziente Personalverwaltung, Mitarbeiterentwicklung und Gehaltsabrechnung ermöglicht. Mit dieser Rolle hat man Zugriff auf alle Mitarbeitenden und deren Personalakte. Hier werden die Arbeitsverträge, Urlaubsansprüche und die Zeiterfassungen kontrolliert. Diese Rolle ist essenziell für alle User, die mit der vollständigen Mitarbeiterverwaltung betraut sind. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Mitarbeiter, Inventar, Abwesenheiten, Arbeitsverträge, Gehaltsstruktur. # Vertrieb Diese Rolle hat den Zweck, die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Vertrieb und Verkauf innerhalb eines Unternehmens zu unterstützen und zu verwalten. Der Vertrieb umfasst den gesamten Prozess von der Lead-Generierung über die Kundenakquise bis hin zum Verkaufsabschluss und der Kundenbetreuung. Durch die Zuweisung dieser Rolle kann eine effektive Verwaltung der Vertriebsprozesse ermöglicht werden und auch die Ansichten in den jeweiligen Tabellen sind für diese Rolle von großer Bedeutung. Somit können zum Beispiel bestimmte Projekte oder Kunden mit einem bestimmten Status im ERP-System verfolgt werden. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Projekte, Angebote, Rechnungen, Kommissionen, Bestellungen, Lieferungen. # Einkauf Die Einkaufsrolle steuert und verwaltet die Beschaffungsprozesse innerhalb des Unternehmens. Die Rolle stellt sicher, dass die benötigten Materialeien, Waren oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Menge beschafft werden. Durch den WaWi-Dashboard können somit Bestellungen und kritische Bestände verfolgt werden. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Produkte, Kommissionen, Bestellungen, Lieferungen, WaWi Dashboard, Reklamationen und Montagetermine. # Auftragsbearbeitung Diese Rolle umfasst den gesamten Prozess von der Auftragserfassung über die Bearbeitung bis hin zur Auslieferung der Produkte oder Dienstleistungen. Die Zuweisung einer Auftragsbearbeitungsrolle im ERP-System bietet eine effektive Verwaltung der Auftragsabwicklung und ermöglicht eine transparente und genaue Verarbeitung von Kundenaufträgen. Dadurch können termingerechte Lieferung, Kundenzufriedenheit und eine effiziente Auftragsabwicklung erreicht werden. Besonders in der Tabellen „Projekte“ ist diese Rolle von großer Bedeutung, da hier die Kundenprojekte erfasst und verwaltet werden. Somit können Informationen zu den Projekten erfasst werden, Aktualisierungen vorgenommen werden und den aktuellen Status verfolgen. Einige Tabellen, die für die Rolle relevant sind: Angebote, Montagetermine, Kommissionen, Bestellungen, Lieferungen und Reklamationen und Projekte. # Verweis Für eine detaillierte Übersicht über die Rollenzugehörigkeit zu den Tabellen, empfehlen wir Ihnen, das nächste Dokument „Tabellen-Rollendokumentation“ zu lesen. Dort finden Sie genaue Informationen darüber, welche Berechtigungen und Zugriffsrechte mit jeder einzelnen Rolle verbunden sind. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht, sich an unseren Support zu wenden. # Einstellungen Die Tabelle „Einstellungen“ ist eines der wichtigsten Bestandteile im System. Hier werden bestimmte Daten hinterlegt, die nur unter bestimmten Umständen geändert werden sollen. Auch hier haben wir mehrere Karteireitern zur Ansicht.

# Corporate Identity Innerhalb der Corporate Identity hinterlegen wir alle Firmenstammdaten & wichtigen Firmendokumente, welche für die Druckvorlagen relevant sind. Ebenso können wir hier unser individuelles Impressum sowie unsere Mailadressen für den E-Mail Versand hinterlegen. {% embed url="" %} Videotutorial: Corporate Identity {% endembed %} # Human-Ressources Im HR-Reiter können wir unsere HR-relevanten Daten hinterlegen. **Feiertage** Hier können wir die Feiertage für bestimmten Bundesländer hinterlegen. Einfach das gewünschte Bundesland und Jahr auswählen und über "Feiertage laden" die Feiertage erstellen. Es bietet sich an, dies direkt für die Folgejahre ebenso anzupassen.

**Abteilungen** Hier sind alle Abteilungen aufgeführt, die im Unternehmen verfügbar sind. Mit dieser Tabelle ordnen wir Mitarbeiter zu ihren jeweiligen Abteilungen zu. Die Abteilungszuordnung kann auch über die einzelnen Mitarbeiterdatensätze angepasst werden. Die Abteilungen sind ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements & sollten akkurat gepflegt sein.

**Rollen** Innerhalb der Rollen können wir verschiedene Rollen für eine Abteilung definieren. Die Rollen sind der Anker innerhalb des Projektmanagements und definieren, welche Verantwortlichkeiten und welche Abteilungen mit den spezifischen Aufgaben des Projektmanagements verlinkt werden.\ \ Die Rollen lassen sich auch über die einzelnen Abteilungen anlegen. Sie sind Unterkategorien der Abteilungen und erlauben eine genauere Filterung der spezifischen Aufgaben.

**Projektteams** Innerhalb der Projektteams können wir Teams aus einzelnen Mitarbeitern definieren, welche uns als Schnellauswahl innerhalb der Projekte oder den Montageterminen zur Verfügung stehen.\ In den einzelnen Teams können wir definieren, welches Teammitglied welche Rolle besitzt.

**Arbeitsleistung** Unter den Arbeitsleistungen können wir verschiedene Arbeitsleistungen für Abteilungen definieren, auf welche wir in der Zeiterfassung buchen können.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Rechnungsdetails Innerhalb der Rechnungsdetails definieren wir alle relevanten Daten, die für unsere Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung relevant sind. **Zahlungsdetails** In den Zahlungsdetails können wir unseren Standard-Ansprechpartner für die Rechnungsstellung definieren. Ebenso kann der Factoringprozess als Standard deklariert werden. Als weiteren Punkt kann man alle relevante Bankkonten eintragen und auswählen, ob diese auf den Rechnungsdokumenten ausgewiesen werden sollen.

**Rechnungsvorlagen** Innerhalb der Rechnungsvorlagen können wir Vortexte & Nachtexte für einzelne Rechnungsarten definieren. Dadurch können Sie schneller individuelle sowie standartisierte Rechnungslayouts erstellen. Bitte beachten Sie bei der Texteingabe, dass sie keinen formatierten Text in die Textfelder einfügen. Dies passiert beispielsweise durch Kopieren von Texten aus Webseiten oder PDF-Dokumenten. \ Fremde Textformatierungen werden vom System übernommen und können für falsche Formatierungen sorgen.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Angebotsdetails In den Angebotsdetails des Photovate ERP-Systems sind drei entscheidende Komponenten integriert: Angebotseinstellungen, verschiedene Angebotsarten und Zahlungsbedingungen. Diese Aspekte bieten eine umfassende Konfiguration und Anpassungsmöglichkeiten, um den individuellen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden. Im Folgenden finden Sie spezifische Merkmale dieser Angebotsdetails. {% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Angebotseinstellungen Die Konfiguration der Angebote im ERP-System von Photovate ermöglicht eine präzise Anpassung an die individuellen Anforderungen jedes Kunden. \ Im Bereich "Angebotseinstellungen" stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

* **Auswahl des Ansprechpartners:** Innerhalb des Feldes "Auswahl: Ansprechpartner Auftragsbestätigung" bieten wir diverse Optionen zur Auswahl. Diese umfassen: * **User:** Der aktuell angemeldete Nutzer wird als Ansprechpartner für das Angebot angegeben. * **Vertrieb:** Der dem jeweiligen Kundendatensatz zugewiesene Vertriebsmitarbeiter wird als Ansprechpartner für das Angebot angegeben. * **Standardwert:** Es wird ein vordefinierter Mitarbeiter ausgewählt, der immer als Ansprechpartner für Angebote erscheinen wird. * **Dynamische Layouts:** Das Feld "Dynamische Layouts" ermöglicht es, den Hinweistext, die Zahlungsbedingungen und den Schlusspassus auf dem Angebot an die Seitenumbrüche anzupassen. Bei Deaktivierung dieser Option werden diese Texte immer auf einer separaten Seite ausgewiesen. * **Optionalpositionen:** Das Feld "Optionalpositionen" bietet die Möglichkeit, zu entscheiden, ob die Optionalpositionen, auch als "Eventualpositionen" bekannt, innerhalb der Angebotspositionen oder separat ausgewiesen werden sollen. * **Angebotsdauer (Standardwert):** Über das Feld "Angebotsdauer (Standardwert)" haben Sie die Möglichkeit, die Standardangebotsdauer als Tagesanzahl zu definieren, um eine klare Fristsetzung zu gewährleisten. * **AGBs einblenden:** Hier können die AGBs für die Angebotslayouts ein oder ausgeblendet werden. * **Schriftgröße:** Hier kann die die Schriftgröße für Angebotsdokumente hinterlegt werden. Diese detaillierten Angebotseinstellungen ermöglichen es, die Angebotsprozesse präzise zu steuern und an die spezifischen Anforderungen jedes Kunden anzupassen. # Angebotsarten Photovate bietet eine Vielzahl von Angebotsarten, um den vielfältigen Anforderungen des Geschäfts gerecht zu werden. Jede Angebotsart ist durch folgende Attribute charakterisiert: * **Bezeichnung:** Klare Benennung der Angebotsart für eine einfache Identifikation. * **Farbe:** Farbliche Kennzeichnung zur visuellen Unterscheidung unterschiedlicher Angebotsarten. * **Symbol:** Eindeutiges Symbol zur schnellen visuellen Zuordnung.

**Angebotspezifika** Innerhalb der Angebotspezifika kann eine Standard-Angebotsvorlage ausgewählt werden und die Zielmarge je Angebotsart definiert werden. Ist eine Zielmarge definiert, wird auf diese innerhalb der Angebotserstellung visuell Bezug genommen: Ist die aktuelle Marge unterhalb der Zielmarge, wird sie rot ausgewiesen, ansonsten grün. **Abwicklungsstruktur** Unter Abwicklungsstruktur kann man die gewünschte Abwicklungsstruktur für diese Angebotsart hinterlegen. Die Abwicklungsstrukturen können im Reiter Vorlagen innerhalb der Einstellungen definiert werden. Siehe dazu auch: {% content-ref url="/pages/OCXzTOQvEsnzr9T0Zr61" %} [Vorlagen](/photovate-erp/einstellungen/vorlagen) {% endcontent-ref %} **Angebotsvorlagen** Innerhalb der Angebotsvorlagen können diverse Angebotsvorlagen für eine Angebotsart samt Musterpositionen sowie Vor- & Nachtexten hinterlegt werden. Es besteht die Möglichkeit, durch das Hinzufügen eines neuen Datensatzes weitere Angebotsarten individuell zu definieren. # Angebotsvorlagen **Angebotsvorlage** An dieser Stelle haben wir die Möglichkeit, Angebotsvorlagen zu erstellen, auf die wir später bei der Angebotserfassung zugreifen können.

Wenn wir beispielsweise den Datensatz "PV-Anlage mit Speicher" auswählen, öffnet sich eine Maske, in der wir die Musterpositionen für das Angebot individuell anpassen können. Diese Musterpositionen werden dann in den Angeboten als Angebotspositionen verwendet, wenn wir die entsprechende Angebotsvorlage auswählen.

Unterhalb der Angebotsvorlagen bestehen folgende Optionen: * **Angebotsbezeichnung:** Klare Benennung der Angebotsvorlage zur einfacheren Identifikation. * **Spezifika Kleinauftrag:** Hier können wir festlegen, ob es sich um einen Kleinauftrag handelt (Ja/Nein). * **Musterpositionen:** Definition der Musterpositionen, die für diese Angebotsvorlage gelten. * **Angebotsvortext:** Text, der automatisch vor den Positionen im Angebot erscheint. * **Nachtextvorlage:** Vordefinierter Text, der nach den Positionen im Angebot erscheint. * **AB-Vortext:** Textbaustein für die Auftragsbestätigung nach den Positionen. * **AB-Nachtext:** Textbaustein für die Auftragsbestätigung nach den Positionen. * **Passus:** Textbaustein für die Auftragsannahme * **Widerrufsbelehrungen:** Hier kann eine Widerrufsbelehrung hinterlegt werden. Widderufsbelehrungen können in den Einstellungen unter Vorlagen definiert werden. * **Zahlungsbedingung:** Auswahl der Zahlungsbedingung aus den vordefinierten Einstellungen. * **Angebotsarten:** Zuordnung zu verschiedenen Angebotsarten für eine klare Kategorisierung. * **Vorschau:** Möglichkeit, eine Vorschau der erstellten Angebotsvorlage zu betrachten, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten Anforderungen entspricht. Diese Textbausteine werden automatisch in den Druckvorlagen integriert, wenn wir eine Angebots- oder Auftragsbestätigungs-Email versenden möchten. Dies nicht nur spart Zeit, sondern gewährleistet auch eine einheitliche Gestaltung der Dokumente. Wir halten uns dabei an die vorgegebene Syntax. **‼️Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Feldern für die Texteingabe um HTML-Felder handelt. Texte welche aus anderen Quellen in diese Felder eingefügt werden, können versteckte HTML-Tags enthalten, welche erst im Drucklayout sichtbar werden. Für ein konsistentes Erscheinungsbild empfehlen wir, die Texte händisch oder über die Import-Funktion zu hinterlegen‼️**

**Angebotsmappe** Im Reiter Angebotsmappe kann die gewünschte Angebotsmappenstruktur für die Angebotsvorlage ausgewählt werden. Die Vorlagen hierfür können in den Einstellungen unter Vorlagen eingerichtet werden. {% content-ref url="/pages/OCXzTOQvEsnzr9T0Zr61" %} [Vorlagen](/photovate-erp/einstellungen/vorlagen) {% endcontent-ref %} **Angebotsmappe** Im Reiter Abschlussdokumentation kann die gewünschte Abschlussdokumentationsstruktur für die Angebotsvorlage ausgewählt werden. Die Vorlagen hierfür können in dein Einstellungen unter Vorlagen eingerichtet werden. {% content-ref url="/pages/OCXzTOQvEsnzr9T0Zr61" %} [Vorlagen](/photovate-erp/einstellungen/vorlagen) {% endcontent-ref %} # Zahlungsbedingungen **Zahlungsbedingungen:** Die Photovate ERP-Plattform bietet umfassende Optionen für Zahlungsbedingungen. Jede Zahlungsbedingung ist durch die folgenden Attribute charakterisiert:

* **Bezeichnung:** Klare Benennung der Zahlungsbedingung für eine einfache Identifikation. * **Farbe:** Farbliche Kennzeichnung zur visuellen Unterscheidung unterschiedlicher Zahlungsbedingungen. * **Symbol:** Eindeutiges Symbol zur schnellen visuellen Zuordnung. Es besteht die Möglichkeit, durch das Hinzufügen eines neuen Datensatzes weitere Zahlungsbedingungen zu definieren. Die visuelle Gestaltung mit Farben und Symbolen trägt dazu bei, die Angebotsarten und Zahlungsbedingungen intuitiv und effizient zu erfassen. **Mit folgenden spezifischen Angaben für:** 1. **Auftragsbestätigungstext:** * **Angabenstext Auftragsbestätigungstext:** Text, der die Zahlungsbedingung im Zustand der Auftragsbestätigung beschreibt. 2. **Rechnungstext:** * **Zahlungsziel:** Zeitraum, innerhalb dessen die Zahlung erfolgen soll. Die klare Definition dieser spezifischen Angaben in den Zahlungsbedingungen ermöglicht eine präzise Anpassung an die unterschiedlichen Phasen des Geschäftsprozesses und trägt zur transparenten Abwicklung von Zahlungen bei. # WaWi #### Funktionen Innerhalb der Warenwirtschaft können Sie unter den Funktionen zunächst bestimmen, ob die Produkte im Produktkatalog eine individuelle Artikelnummer bekommen sollen, wie die Kommissionslisten zusammengestellt werden sollen, wann die Kommissionlisten erstellt werden sollen, welche Warengruppe von den Kommissionslisten ausgeschlossen werden soll und welcher Nutzer als Ansprechpartner für die Bestellungen hinterlegt werden soll.

#### Warengruppen Die Warengruppen stellen Gruppierungen der Waren nach gemeinsamen Merkmalen dar. Wir klicken hier beispielhaft für eine genauere Betrachtung auf den Datensatz "Dachgestell". \ In dieser Ansicht können Warenuntergruppen hinzugefügt werden und es werden alle Produkte angezeigt, die dieser Kategorie zugeordnet sind. In der Kalkulation besteht die Möglichkeit, den Verkaufspreis anzupassen. Hier können verschiedene Aufschläge wie der Inflationsaufschlag, die Allgemeinkosten oder der Margenaufschlag eingegeben werden. \ Nachdem die entsprechenden Anpassungen vorgenommen wurden, können wir den Button „Verkaufspreise anpassen“ betätigen, um die Änderungen zu übernehmen.

#### Lager In der Ansicht "Lager" können Lagerorte und Lagerplätze innerhalb der Lagerorte definiert werden. Das Erstellen von Etiketten ermöglicht eine vereinfachte Kommisssionierung, weil das Abscannen des Etiketts mit einem handelsüblichen Scanner das Abscannen der einzelnen Artikel auf der Artikelpalette ersetzen kann. Zusätzlich können in dieser Ansicht Lagerplatzbestände erfasst werden.

#### Montagetermine In der Ansicht Montagearten können Arten für unterschiedliche Montageaufträge definiert werden. Hier werden eine Bezeichnung, eine Farbe, ein Symbol sowie eine Angabe des DMS-Dokumententyp, der mit der jeweiligen Montageart zusammenhängt, eingetragen. \ Im Feld "Montageinformationen anzeigen" kann "Ja" ausgewählt werden, damit definiert werden kann, ob die jeweilige Montageart eine AC- oder DC-Montage ist.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Salesprozesse #### Statuseinstellungen Hier finden Sie die Statuseinstellungen. Dort können Sie einerseits einstellen, welche Abteilungen den Status von Aufträgen manuell verändern dürfen. Andererseits können Sie dort hinterlegen, welche Abteilungen den Status von Projekten ändern dürfen.

#### Sales-Features Unter Sales-Features können Sie nun einstellen, in wie vielen Tagen die Leads bewegt werden sollen, ob die Leads automatisch mit den Vertriebsmitarbeitern verknüpft werden sollen, ob die Leads als Kontakte synchronisiert angelegt werden sollen und ob Sie einen Hinweis bekommen möchten, wenn der Wohnort eines Leads nicht in der Liste der Einzugsgebiete liegt.

**Provisionseinstellungen** Hier können Sie festlegen, ob sich die Provision auf den zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter oder auf den Projektverantwortlichen bezieht.

#### Ticketeinstellungen Folgende Einstellung ermöglicht es, einen Standardwert des Fälligkeitsdatums zu setzen, welcher für manuell erstellte Tickets gilt.

#### Einzugsgebiete Innerhalb der Einzugsgebiete werden die Postleitzahlen der Ortschaften angelegt, für die das Unternehmen zuständig ist.

#### Vertriebszonen Hier werden sogenannte Vertriebszonen erfasst. Diese sind Zusammensetzungen aus Vertriebsmitarbeitern, die für ein spezifisches Einzugsgebiet zuständig sind.

Leadquellen Hier werden die Quellen erfasst, aus denen Leads stammen können.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} ## ## ## ## # Buchhaltung #### Debitorenkonten Dies ist eine Auflistung der Nummer, der Bezeichnungen, der Kennzeichen und der CRM-Datensätze der Debitoren.

#### Lieferantenbedingungen Unter den Lieferantenbedingungen können Zahlungsbedingungen für Eingangsrechnungen hinterlegt werden. Diese schließen die Anzahl der Tage nach dem Rechnungsdatum und den Skontoprozentsatz ein. Ferner können zu den Bedingungen Bezeichnungen und Farben hinterlegt werden.

**Steuercodes** Hier werden die MwSt.-Sätze mit eigenen Codes erfasst.

#### Aufwandskosten Die Aufwandskosten fassen eine Bezeichnung, eine Kontonummer, eine Farbe und ein Symbol für die jeweilige Kostenart.

#### Kostenstellen Auf der unterste Ebene können Kostenstellen mit jeweils einer Bezeichnung, einer Kontonummer, einer Farbe und einem Symbol angelegt werden.

# Datenmanagement #### Individuelle Felder Unter dem Bereich "Individuelle Felder" können Sie eigene Felder erstellen, welche auf der Projektebene unter dem Reiter "Projekte" erscheinen werden.

#### SharePoint-Struktur In diesem Bereich werden sämtliche Einstellungen definiert, die sich auf Ihren SharePoint beziehen. Sie können durch Auswahl von "Ja" oder "Nein" bestimmen, ob die SharePoint-Struktur aktiv sein soll. Durch die Konfiguration können Sie bestimmen, ob Sie die Sharepoint-Struktur manuell erstellen wollen oder ob sie automatisch bei einer Neuanlage erstellt werden soll. In das Feld "Site-ID" können Sie die ID der Website bzw. der geteilten Bibliothek angeben, in der die Ordnerstruktur erstellt werden soll. Darüber hinaus können Sie im Feld "SharePoint-Gültigkeit" die Gültigkeit von erstellen Sharelinks definieren.

In der Ansicht "Hauptordner" können Sie die Hauptordner Ihrer SharePoint-Struktur definieren. Die Hauptordner können sich nach den Inhalten unterscheiden, d. h. es werden separate Ordner angelegt für Angebote, Aufträge, Zertifikate. Zusammenhängende Dokumententypen können in einem Ordner hinterlegt werden wie bspw. Bilder & Grafiken.

#### DMS Zuordnung Unter der Ansicht "DMS-Zuordnung" wird festgelegt, welche Dokumententypen, die ins DMS abgelegt werden, in welchen Hauptordnern der SharePoint-Struktur automatisch abgelegt werden sollen.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Vorlagen Als nächstes finden wir in den Einstellungen die Vorlagen, wo wir bereits folgende Vorlagenarten anbieten: Dokumentenvorlagen\ Mailvorlagen\ Widerrufsvorlagen\ Angebotsmappen\ Abschlussdokumentationen\ Abwicklungsvorlagen
Alle diese Vorlagen dienen dafür, Projekte, Abwicklungsstrukturen oder Mails mit Werten und Positionen vorauszufüllen und dadurch Arbeit zu sparen. Grundsätzlich können Sie sich auch neue Vorlagen erstellen, indem Sie auf "Datensatz erstellen" klicken. # Projektvorlagen #### Projektvorlagen Innerhalb der Projektvorlagen können Sie bestimmen, aus welchem Dokument eine Vorlage bestehen soll, eine Bezeichnung, Farbe und Symbol dafür hinterlegen und die entsprechende DMS-Zuordnung auswählen, damit die Vorlage einem DMS-Dokumententyp entspricht. Über den Button "Auf Standardprojektvorlagen zurücksetzen" können Sie die Änderungen der Projektvorlagen revidieren. {% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Mailvorlagen #### Mailvorlagen Der nächste Karteireiter „Mailvorlage“ in den Einstellungen ermöglicht es uns, verschiedene vordefinierte Mailvorlagen zu erstellen und in den verschiedenen Abwicklungen zu nutzen. Wenn wir eine neue Mailvorlage erstellen möchten, klicken wir auf „Datensatz erstellen“.

Dadurch öffnet sich eine neue Maske, in der wir auswählen können, in welchem Prozess die Mailvorlage aufrufbar sein wird. Wir müssen dabei sicherstellen, dass wir die entsprechenden Variablen genau einhalten, um sicherzustellen, dass die Mailvorlage korrekt funktioniert. Als Beispiel wählen wir in der Auswahl „Angebot“ und sehen, welche Variablen für die Erstellung der Vorlage verfügbar sind.

{% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Widerrufsvorlagen #### Widerrufsbelehrungen Unter Widerrufsbelehrungen können Vorlagen für Wiederufsbelehrungen hinterlegt werden. Die Vorlagen ermöglichen es uns im Widerrufsformular Variablen einzusetzen, welche im Angebot ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie die Formatierung bei der Einrichtung der Vorlage. {% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %}
# Angebotsmappen **Angebotsmappen** Hier haben wir die Möglichkeit, eine Vorlage für eine Angebotsmappe zu erstellen. Die Vorlage kann innerhalb der Angebotsvorlagen verlinkt werden. Nachdem wir auf „Datensatz erstellen“ geklickt haben, können wir die Position und Bezeichnung des Flyers angeben. Innerhalb des Datensatzes können wir zwischen zwei möglichen Auswahlen definieren. * Verlinken wir ein DMS-Dokument, wird dieses Dokument in jeder Angebotsmappe als statisches Dokument angehängt. Dies könnte z.B. ein Deckblatt für die Angebotsmappe sein. * Ist eine Warengruppe ausgewählt und kein statisches Dokument verlinkt, durchsucht das System alle Positionen im Angebot mit dieser Warengruppe und fügt die im Produktkatalog hinterlegten Datenblätter in die Angebotsstruktur ein. \ So können z.B. automatisch die Datenblätter der angebotenen PV-Module in die Angebotsmappe eingefügt werden. {% embed url="" %} # Abschlussdokumentationen **Abschlussdokumentationen** Im Reiter "Abschlussdokumentation" haben Sie die Möglichkeit, die Vorlage für die Abschlussdokumentationsprozesse zu hinterlegen.

Diese strukturierte Vorlage ermöglicht eine klare Zuordnung der Abschlussdokumentation zu verschiedenen Prozessschritten und erleichtert die systematische Ablage und Verwaltung relevanter Dokumente. Innerhalb der einzelnen Datensätze haben wir die Möglichkeit zwischen folgenden Bezügen auszuwählen

1. Statisches Dokument: Setzt an diese Position ein ausgewähltes Dokument aus dem DMS (z.B. ein Deckblatt). 2. DMS-Zuweisung: Wählen sie die gewünschte DMS-Zuweisung aus. An diese Position werden beim Erstellen einer Abschlussdokumentation alle Dokumente, welche im Projekt mit der ausgewählten DMS-Zuweisung hinterlegt sind, eingefügt. 3. Sharepoint-Ordner: Nur bei aktiver Sharepoint-Integration möglich. Fügt alle Dokumente des ausgewählten Ordners in die Abschlussdokumentation ein. 4. Produktflyer-Auftrag: Fügt alle Produktflyer des Auftrags in die Abschlussdokumentation ein. 5. Zertifikat-Auftrag: Fügt alle Zertifikate des Auftrags in die Abschlussdokumentation ein. {% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Abwicklungsvorlagen #### Abwicklungsvorlagen Unter den Abwicklungsvorlagen können sie eine Vorlage für eine Abwicklungsstruktur hinterlegen. Dieser ist eine Art Projektablaufplan, welcher Meilensteine und zugehörige Aufgaben in einer für diese Angebots- bzw. Projektart sinnvollen Reihenfolge hinterlegt.

Die Abwicklungsschritte sind Aufgabenblöcke, die aus mehreren Teilaufgaben bestehen. Durch Klicken auf einen Prozessdatensatz wird die Ansicht "Musterprozesse" geöffnet, in der Sie die Position des Prozesses innerhalb der Abwicklungsstruktur festlegen, den Titel des Prozesses, seinen Standardwert und seine Beschreibung definieren können.

Unter dem Bereich "Ticketvorlagen" werden die Teilaufgaben der Abwicklungsschritte festgelegt. Diese Teilaufgaben sind die kleinste Ebene der Musterprozesse und werden im System Tickets genannt.

* **Betreff:** Titel eines Tickets. * **Dauer in Tagen:** Zeitraum, der für die Bearbeitung des Tickets vorgesehen ist. * **Verantwortlicher Bearbeiter:** Die Abteilungsrolle, welche für die Bearbeitung des Tickets verantwortlich ist. * **Ticketposition:** Die Position des Tickets in der Struktur. * **Ticketbeschreibung:** Die Beschreibung der Aufgabe im Ticket. * **Standardwert:** Der Standardwert muss auf "offen" stehen, wenn es sich um das erste Ticket der Struktur handelt, um sicherzustellen, dass nach Bearbeitung des ersten Tickets in der Struktur automatisch das nächste Ticket auf "offen" gesetzt wird und dem Verantwortlichen zugeordnet wird. * **Vor- und Nachläufer:** Ermöglichen die Bestimmung der Reihenfolge der Tickets. Hier können Tickets hinterlegt werden, welche in den anderen Meilensteinen definiert sind.

farbliche Codierung der Vor - und Nachläufer Struktur

Gelb hinterlegt werden Tickets, die entweder einen Vorläufer oder einen Nachläufer haben.\ Grün hinterlegt werden Tickets, die sowohl einen Vorläufer als auch einen Nachläufer haben.\ Grau hinterlegt werden Tickets, die weder einen Vorläufer noch einen Nachläufer haben. Diese detaillierte Konfiguration in den Angebotsarten ermöglicht eine präzise Definition der Arbeitsabläufe und eine transparente Zuordnung von Verantwortlichkeiten während der Projektabwicklung. {% embed url="" %} Videotutorial {% endembed %} # Webhooks Unter dem Reiter "Webhooks" werden Links angelegt, die die Anbindung von Ninox zu Anwendungen von Drittanbietern ermöglichen. Unter dem Bereich "DATEV" werden die E-Mail Adressen für die DATEV Eingangs- und Ausgangsrechnungen verknüpft.

# Drucker Leitfaden 1. **Account erstellen:** * Besuchen Sie zunächst , um einen Account auf PrintNode zu erstellen. ![](/files/npHYxzW5SGSzIW6TUK9d) 2. **Anwendung herunterladen:** * Klicken Sie auf "Download" für Windows-Benutzer. Behalten Sie den Tab offen, da wir ihn später noch benötigen. Alternativ kann die Version für andere Betriebssysteme hier heruntergeladen werden: ![](/files/aIKQfts6B0TrWqupHx6L) 3. **Anwendung installieren:** * Führen Sie die heruntergeladene Anwendung aus. * Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung und klicken Sie auf "Next". ![](/files/cNktMj8S2wAaHNfXJm2c) * Wählen Sie einen Installationsordner oder belassen Sie den vorgeschlagenen Ordner und klicken Sie auf "Next". ![](/files/OLJTLsdntdcYezft8Mxj) * Klicken Sie auf "Next". ![](/files/fZc4Sipx2SDmOPiJPbWC) * Kreuzen Sie bei Bedarf die Option für eine Desktop-Verknüpfung an und klicken Sie auf "Next". ![](/files/frueYsIf6FzPm9KqQq9X) * Klicken Sie auf "Install" und warten Sie die Installation ab. ![](/files/AYuWTqqew2UbWpnlWEsL) Klicken Sie abschließend auf "Finish". ![](/files/pWaCmSgx8SnxZkeGTm5c) 4. **Anwendung ausführen:** Führen Sie die Anwendung aus, entweder öffnet sich diese automatisch oder Sie starten sie über die Desktop-Verknüpfung. Melden Sie sich dann in der Anwendung an. ![](/files/qnpvKyx5oRhTDRPdk41y) * Öffnen Sie die Anwendung erneut und klicken Sie auf den Reiter "Printers". ![](/files/4IPt84R7WxQIZGkPYn9F) * Stellen Sie sicher, dass nur der gewünschte Drucker ausgewählt ist. Entfernen Sie alle anderen Häkchen, falls vorhanden. ![](/files/J97aG9SfbsuSQze5Dgaa) Beachten Sie, dass der ausgewählte Drucker die Standarddruckereinstellungen verwendet, die Sie in den Systemeinstellungen Ihres Betriebssystems ändern können. 5. **Whitelist für E-Mails konfigurieren:** * Kehren Sie zu Ihrem Browser zurück, öffnen Sie den Reiter "Email" und überprüfen Sie, ob Ihr Drucker, Ihr Computername und die zugewiesene Drucker E-Mail Adresse angezeigt werden.

PrintNode akzeptiert Druckaufträge per E-Mail nur von den E-Mail Adressen, die Sie dort hinterlegen.\ Erlauben Sie dafür die E-Mails, die Druckaufträge senden dürfen, indem Sie die entsprechende E-Mail Adresse unter "Whitelist new email address" eintragen und auf "ADD TO LIST" klicken. Wiederholen Sie diesen Schritt um alle nötigen E-Mail-Adressen einzutragen. ![](/files/2AeFht5xPcmHDokAXm3j) **Abschluss:** * Um Etiketten aus Ihrem PV-ERP-System an Ihren Drucker zu senden, whitelisten Sie bitte unsere E-Mail "\*@photovate.de" (wie in Schritt 5 gezeigt) und senden Sie uns Ihre Druckermail. Nur so können wir einen automatisierten Ablauf gewährleisten. * Sie können von überall aus eine E-Mail an Ihre Druckermail senden und das angehängte PDF-Dokument wird gedruckt, solange der Drucker und der dazugehörige PC eingeschaltet sind und die Anwendung läuft (die Anwendung startet automatisch beim Systemstart). # CRM Die CRM (Customer-Relationship-Management) ist das digitale Kontaktbuch, in dem wir die Verwaltung unserer Kunden, Ansprechpartner, Netzbetreiber und andere wichtiger Kontakte durchführen. Es ermöglicht uns, sämtliche Informationen über den Kunden zentral zu erfassen, zu analysieren und zu nutzen, um die Kundenbetreuung zu verbessern, Vertriebsaktivitäten zu optimieren und langfristige Kundenbeziehung aufzubauen. Die CRM-Plattform bietet uns die Möglichkeit, die Rolle eines Kunden zu definieren und anschließend die Stammdaten wie Anrede, Anschrift und Kontaktdaten des Kunden hinzuzufügen. Des Weiteren können wir Vertriebsinformationen erfassen und einen Vertriebsmitarbeiter zuordnen.

Eine weitere Funktion der CRM-Plattform ist die Ansicht aller Projekte, die mit dem Kunden verknüpft sind. Dadurch erhalten wir einen umfassenden Überblick über alle laufenden Projekte und können relevante Informationen zu jedem Projekt einsehen.

Am Ende der CRM-Oberfläche finden wir den Abschnitt "Mailverkehr". Hier haben wir eine vollständige Übersicht über den gesamten E-Mail-Verkehr, der mit dem Kunden stattgefunden hat. Diese Funktion ermöglicht es uns, alle Anfragen oder Diskussionen in Bezug auf den Kunden zentral zu verwalten und nachzuvollziehen.

# Karteireiter Kommunikation/Tickets Innerhalb des Tickets Reiters liegt die Rückverknüpfung zu den projektspezifischen internen Tickets (Aufgaben). Hier finden wir also alle Tickets, die für ein Projekt angelegt wurden oder mit diesem Projekt verknüpft sind. Wie bei den anderen Rückverknüpfungen haben wir hier ebenso die Möglichkeit, projektspezifische Tickets anzulegen und zu bearbeiten. Zusätzlich zur CRM finden wir auch einen Karteireiter mit dem Namen „Kommunikation/Tickets“. Hier haben wir die Möglichkeit, Tickets zu erstellen, indem wir auf „Datensatz erstellen“ klicken. Daraufhin öffnet sich die Ticketmaske.

Das Ticketsystem generiert automatisch eine Ticket-Nummer. Wir haben die Möglichkeit, das Fälligkeitsdatum des Tickets festzulegen und die Priorität sowie den Status des Tickets auszuwählen. Nachdem wir den gewünschten Titel und die Beschreibung in das Ticket eingegeben haben, können wir den jeweiligen Verantwortlichen auswählen oder eine ganze Abteilung, an die wir das Ticket senden möchten. Außerdem können wir das zugehörige Projekt (falls vorhanden) auswählen. Sobald alle notwendigen Informationen eingegeben wurden, können wir das Ticket per E-Mail verschicken.

# Der Workflow: Kunden anlegen Um einen neuen CRM-Datensatz anzulegen, klicken wir in der CRM-Tabelle entweder auf eine leere Zeile oder auf das „+“ rechts oben. Nachdem eine Rolle ausgewählt wurde (z.B. Kunde) und alle Stammdaten in der CRM ausgefüllt sind, erscheint der Abschnitt Vertriebsinformationen. Dort haben wir die Möglichkeit, einen Vertriebsmitarbeiter zuzuweisen. Sobald wir einem Mitarbeiter zugewiesen haben, wird der Leadstatus automatisch von „offen“ auf „zugewiesen“ umgestellt. Der Kunde/Lead wird dann dem zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter zugeordnet und erscheint in dessen Ansicht „Meine Kunden“.

# Ansichten Innerhalb der CRM-Tabelle sind standardmäßig folgende Ansichten eingestellt: 1. **Meine Leads:** * Zeigt alle mir als Vertriebsmitarbeiter zugewiesenen Leads in Kanban-Ansicht, nach Leadstatus sortiert. 2. **Meine Kunden:** * Enthält alle Kunden, die mir als Vertriebsmitarbeiter zugewiesen wurden. 3. **Alle Kontakte:** * Listet alle erfassten Kontakte auf. 4. **Alle Leads:** * Zeigt alle Leads, unabhängig vom Status. 5. **Offene Leads:** * Enthält Leads ohne zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter.

# Projekte Die Tabelle "Projekte" in ERP-Systemen dient dazu, Informationen über Projekte zu speichern und zu verwalten. Sie ermöglicht es Unternehmen, verschiedene Aspekte eines Projekts zentral zu verfolgen und zu organisieren. In der Projekte-Tabelle können Informationen wie Projektnummer, Projektname, Start- und Enddatum, Projektstatus, zugeordnete Ressourcen und Budgetdetails erfasst werden. Diese Daten dienen dazu, den Projektfortschritt zu überwachen, Ressourcen effektiv zuzuweisen, Kosten zu kontrollieren und die Projektziele zu erreichen. Die Projekte-Tabelle unterstützt Unternehmen dabei, Projekte effizient zu planen, zu steuern und zu dokumentieren, was zur Verbesserung der Projektabwicklung und des gesamten Unternehmens beiträgt. Die Projekte sind also wie das Herz des Systems. Hier werden alle Spezifischen Informationen, Prozesse & Dokumentation gebündelt und aufbereitet # Projekt Im ersten Reiter des Projekts werden die Kerndaten wie die Projektanschrift, das Erfassungsdatum, die Projektnummer, der Auftraggeber, der Projektstatus etc. des jeweiligen Projekts erfasst und ausgegeben. Ebenso haben wir die Möglichkeit, unsere Beratungstermine und die Projektverantwortlichkeiten einzutragen.

# Anfrage Innerhalb des Anfragereiters haben wir die Möglichkeit, eine Vorqualifizierung des Kunden vorzunehmen und bestimmte Parameter des Projekts bereits durch den Kunden, beispielsweise im Anfrageprozess, ausfüllen zu lassen. Hierbei können wir bestimmte Abfrageformulare, wie beispielsweise Typeforms, integrieren.

# Angebote Innerhalb des Angebotsreiters haben wir die Rückverknüpfung zu unsere Tabelle „Angebote“. Hier sehen wir alle Angebote und Aufträge, die für das jeweilige Projekt erstellt wurden, und können neue Angebote für ein Projekt anlegen.

# Verifizierungsbogen Im Verifizierungsreiter liegt der digitale Erfassungsbogen des Projekts. Hier haben wir die Möglichkeit alle Parameter des Projekts vor Ort digital zu erfassen. Der Erfassungsbogen ist in zwei wesentliche Kriterien unterteilt: Haus & Dach sowie Elektro. Innerhalb des Bogens haben wir beispielsweise die Möglichkeit, jede einzelne Dachseite, die Leitungswege, den Stromverbrauch und weitere Parameter dezidiert aufzunehmen. Die Verifizierung ist ein wichtiger Bestandteil der Projektaufnahme und speist die im System hinterlegten Checklisten und Formulare.

# Abwicklung Sobald wir uns in einem beauftragten Projekt befinden, haben wir die Möglichkeit innerhalb des Abwicklungsreiters unseren Projektfortschritt und unsere einzelnen Abwicklungsschritte zu begutachten und zu bearbeiten. Die Abwicklungsschritte werden immer in Abhängigkeit der beauftragten Angebotsart generiert, sobald ein Angebot als angenommen markiert wird. Das Ziel des Abwicklungsreiters ist es, jederzeit den bisherigen Projektablauf für die einzelnen Projekte zu skizzieren. Ebenso finden wir auf dieser Ebene die Rückverknüpfungen zu unseren Montageterminen. Hier sind alle Montagetermine für das spezifische Projekt aufgeführt. Zudem können auch über diese ebene projektspezifisch Termine angelegt und bearbeitet werden.

# Tickets Innerhalb des Tickets Reiters liegt die Rückverknüpfung zu den projektspezifischen internen Tickets (Aufgaben). Hier finden wir also alle Tickets, die für ein Projekt angelegt wurden oder mit diesem Projekt verknüpft sind. Wie bei den anderen Rückverknüpfungen haben wir hier ebenso die Möglichkeit, projektspezifische Tickets anzulegen und zu bearbeiten. Zusätzlich zur Ticketübersicht werden (sofern vorhanden) noch alle Kontaktdaten des Auftraggebers, Projektinhabers und Anlagenbetreibers hier aufgelistet.

# DMS Um eine bessere Nachverfolgung der erstellten Dokumente zu ermöglichen, ist es möglich, alle generierten Dokumente für das Projekt im DMS-Karteireiter einzusehen. Innerhalb des DMS- Reiters haben wir wieder unsere bekannte Rückverknüpfung. Der Karteireiter ist mit der jeweiligen AB-Nummer, dem Vor- und Nachnamen des Kunden sowie der dazugehörigen Anschrift versehen, um Verwechselungen zu vermeiden. Hier werden alle spezifischen Dokumente, die für das Projekt erstellt oder abgelegt wurden, gebündelt. Wie bei den anderen Rückverknüpfungen können wir hier neue Dokumente ablegen oder bereits abgelegte Dokumente bearbeiten. Wenn Microsoft SharePoint in Ihrem Ninox ERP integriert wurde, haben wir zusätzlich die Möglichkeiten, die SharePoint Ordnerstruktur in den Einstellungen zu bearbeiten und zu aktualisieren.

# Rechnungen Innerhalb des Karteireiters „Rechnungen“ finden wir die Rückverknüpfung zu den Ausgangs - & Eingangsrechnungen unseres Projekts. Hier werden uns alle Rechnungen angezeigt, die wir innerhalb eines Projekts erstellt haben und welche Eingangsrechnungen wir auf dieses Projekt gebucht haben. Wie bei den vorherigen Rückverknüpfungen können wir hier projektspezifische Ausgangs -& Eingangsrechnungen anlegen und bearbeiten.

# Warenmanagement Innerhalb des Reiters „Warenmanagement“ werden uns alle relevanten Prozesse zur Warenwirtschaft ausgewiesen. Hier finden sich die Rückverknüpfungen zu den Kommissionen, Lieferungen, Bestellungen und den Warenbewegungen. Diese Ebene dient dazu, jederzeit den Überblick über die Projektspezifischen Warenbewegungen und Warenwirtschaftsprozesse zu gewährleisten.

# Reklamationen Innerhalb des Reiters Reklamationen befindet sich die Rückverknüpfung zu den Reklamationen. Hier werden alle projektspezifischen Service-Tickets aufgeführt, angelegt und bearbeitet.

# Abnahmen Ein weiteres Feature dieser Datenbank ist die Möglichkeit, Abnahmeprotokolle für das jeweilige Projekt digital zu erstellen und direkt im DMS zu generieren. Dazu navigieren wir zum Reiter Abnahmen und erstellen dort einen neuen Datensatz.

Daraufhin öffnet sich eine neue Maske, in der wir die Art des Abnahmeprotokolls auswählen können, das wir benötigen, sowie den Mitarbeiter, der für dieses Protokoll zuständig ist. Als Beispiel nehmen wir hier den Betriebsbereitschaftsprotokoll.

Dadurch erscheinen die Felder, die für dieses Abnahmeprotokoll benötigt werden und können den nun befüllen.

Bsp. Abnahmeprotokoll Betriebsbereitschaft

Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, können wir am Ende das Protokoll zunächst als Vorschau generieren lassen, um uns die Möglichkeit zu geben, das Protokoll bei Fehler gegebenenfalls zu korrigieren. Sobald alle Felder richtig ausgefüllt sind, können wir das Dokument in das DMS generieren lassen. # Stundenerfassung Innerhalb des Reiters Stundenerfassung werden uns alle Arbeitszeiten der einzelnen Usern ausgewiesen, welche auf dieses Projekt gebucht worden sind.

# Vorlagen Innerhalb des Reiters Vorlagen haben wir die Möglichkeit diverse Projektspezifische Dokumente ausgeben zu lassen. Dabei können folgende Dokumente generiert werden · VNB-Infos = Ein vorausgefülltes Datenblatt zur Anmeldung beim Verteilnetzbetreiber · MaStR-MA = Ein vorausgefülltes Datenblatt zur Anmeldung beim Marktstammdatenregister · VK-EB = Ein leerer Erfassungsbogen zur manuellen Projektverifizierung · Datenblatt zur PV-Anlagen Registrierung · Datenblatt zur Speicherregistrierung · Vollmacht für den Verteilnetzbetreiber · Vollmacht für das Marktstammdatenregister · Eine Dokumentation des aufgenommenen Verifizierungsbogen · PV-Anlagen Zertifikat

# Nachkalkulation Innerhalb des Reiters Nachkalkulation werden alle kaufmännischen Daten, die mit dem Projekt verknüpft sind, konsolidiert und ausgewertet. Dabei wird ein SOLL zu IST-Vergleich in folgenden Punkten vorgenommen: · Auftragssumme zu Rechnungssumme · Kalkulierte Arbeitsstunden zu tatsächlich gebuchten Stunden · Kalkulierte Warenbewegungen und Warenpreisen zu tatsächlichen Warenbewegungen und Warenpreisen · Unfertige Erzeugnisse Aus dem Zusammenspiel dieser einzelnen Faktoren wird ein Rating ausgegeben, ob man innerhalb oder außerhalb des Kalkulation liegt.

# Abschlussdokumentation # Ansichten Innerhalb der Projekttabelle sind standardmäßig folgende Ansichten eingestellt: 1\. Meine Projekte Diese Ansicht zeigt alle Projekte des einzelnen Users an, bei denen der Auftraggeber mit dem zugewiesenen Vertriebsmitarbeiter verknüpft ist. Diese Ansicht wird in der Regel vom Vertrieb genutzt, um einen Überblick über die eigenen Projekte zu behalten. 2\. Alle Projekte In dieser Ansicht werden alle erfassten Projekte aufgelistet 3\. In Auftrag Diese Ansicht zeigt alle Projekte an, bei denen der Status „Auftrag“ zugwiesen ist. 4\. Abwicklung In dieser Ansicht werden die einzelnen Abwicklungsschritte mit ihrem entsprechenden Status angezeigt. Diese Ansicht bietet einen globalen Überblick über die Projektabwicklung. Es werden nur Projekte mit dem Statuswerten „Auftrag“, „Abgeschlossen“ und „Storno“ angezeigt. Alle anderen Projekte haben in der Regel keine Abwicklungsschritte.

# Der Workflow: Projekte anlegen In der Regel sollten die Projekte immer aus dem entsprechenden CRM-Datensatz erstellt werden, da die Kundennummer des CRM-Datensatzes eine Komponente in der Namenskomposition ist. Um ein Projekt aus dem CRM-Datensatz anzulegen, muss der Datensatz den Rollentag „Kunde“ tragen. Nun klicken wir bei der Rückverknüpfung Projekte innerhalb des CRM-Datensatz auf „Datensatz erstellen“, und es öffnet sich die Projektmaske.

In der Projektmaske werden die Stammdaten des Kunden automatisch ausgefüllt und es wird eine Projektnummer generiert. Wir sehen, dass bei Projektart noch keine Informationen angezeigt werden und diese erst ausgefüllt werden, wenn wir bei dem Karteireiter „Angebote“ eine Angebotsvorlage auswählen.

Loom-Link zum Thema Projekte: {% embed url="" %} # Angebot Im Kontext eines ERP-Systems steht der Abschnitt „Angebote“ in der Regel für den Prozess der Angebotserstellung und -verwaltung. Das Angebot ist eine elektronische Mitteilung an einen potenziellen Kunden, in der die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens präsentiert und deren Preise und andere relevante Informationen angegeben werden. Der Hintergrund dieses Abschnitts in diesem ERP-System liegt darin, dass Angebote einen wichtigen Schritt im Verkaufsprozess darstellen. Sie dienen dazu, potenziellen Kunden ein attraktives Angebot zu unterbreiten und ihre Kaufentscheidung zu beeinflussen. Durch die Integration des Angebotsprozesses in das ERP-System können Unternehmen die Angebotserstellung effizienter gestalten und die Verwaltung und Nachverfolgung von Angeboten verbessern. Die Angebotsmaske besteht aus den folgenden vier wesentliche Karteireiter: # Karteireiter Angebot 1. Im ersten Karteireiter erfolgt die komplette Angebotserstellung. Hier werden alle Stammdaten eingetragen, die gewünschten Vorlagen ausgewählt und die Angebotspositionen ausgefüllt. Im gleichen Zuge können hier das Finale Angebot erstellt und versendet werden. # Karteireiter Wirtschaftlichkeitsberechnung Innerhalb des Reiters Wirtschaftlichkeitsberechnung können wir auf Basis angegebener Informationen eine Wirtschaftlichkeitsberechnung durchführen, um den Return on Investment (ROI), die Amortisationszeit und andere Kennzahlen zu ermitteln. Diese Berechnungen helfen bei der Entscheidungsfindung und geben einen Überblick über die finanziellen Auswirkungen einer Photovoltaik-Investition. Die generierten Amortisationsprognosen können wir dabei mit dem erstellten Angebot an den Kunden versenden. # Karteireiter Auftragsbestätigung Der Reiter Auftragsbestätigung wird nur angezeigt, wenn das Angebot den Status „angenommen“ oder „storniert“ trägt. Hier können aus den angenommen Angeboten Auftragsbestätigungen generiert und die Kunden verschickt werden. # Karteireiter DMS Im Karteireiter DMS finden wir die Rückverknüpfung zum DMS. Hier werden alle Dokumente abgelegt, die mit diesem spezifischen Angebot verknüpft sind. In der Regel sind das die finalen Dokumente für Angebot und Amortisationsprognose. # Workflow: Angebote anlegen Der effizienteste Weg Angebote anzulegen, besteht darin, sie direkt aus dem gewünschten Projekt heraus zu erstellen. Dafür gehen wir nun zum Karteireiter „Angebote“ in unserem gewünschten Projekt und erstellen dort einen neuen Datensatz. Daraufhin öffnet sich die Angebotsmaske, in der auch hier automatisch eine ID-Nr. generiert wird und das zugehörige Projekt verknüpft ist. Hier können wir nun unsere Angebotsart auswählen und die dazugehörige Angebotsvorlage.

Um dies zu veranschaulichen, wählen wir als Angebotsart „PV-Anlage mit Speicher“ und passen die Angebotsvorlage entsprechend an. Nach der Auswahl der Angebotsvorlage werden automatisch die Zahlungsbedingungen und die Angebotspositionen in den Angebotdetails ausgefüllt. Diese werden basierend auf der ausgewählten Angebotsvorlage vor eingestellt, die in den Einstellungen definierbar ist.

# Angebots- & Eventualposition anpassen Als nächstes passen wir die Angebotspositionen an, indem wir auf das jeweilige Produkt in der Angebotsposition klicken. Dadurch öffnet sich eine neue Maske, in der wir unsere gewünschten Produkte auswählen können. Um ein neues Produkt auszuwählen, starten Sie, indem Sie auf das Feld zur Produktwahl klicken. Dort haben Sie die Möglichkeit, das gewünschte Produkt aus der verfügbaren Liste auszuwählen. Anschließend klicken Sie auf das leere Produktfeld, was den Zugriff auf unseren Produktkatalog ermöglicht. Hier können Sie dann Ihr gewünschtes Produkt auswählen.

Nachdem das richtige Produkt ausgewählt wurde, geben wir die Menge an und haben danach die Möglichkeit bestimmte Funktionen auszuwählen. Standardmäßig sind diese Funktionen auf „nein“ gesetzt. Folgende Funktionen stehen hier zur Auswahl · Optional = weist die Position im Angebot als Optionalposition aus · Position ausblenden = blendet die Position im Angebot aus · Manuelle Bearbeitung = der Preis wird nicht von Abhängigkeiten, wie Anzahl Module oder Gesamtleistung betroffen · Festpreis = der Preis wird von keiner Preisänderung betroffen · Einzelpreis ausweisen = für diese Position werden die Einzelpreise im Angebot ausgewiesen

Mengenangabe und zusätzliche Optionen auswählen

Wir wiederholen den Vorgang mit den anderen Produkten und erhalten am Ende den Gesamtpreis für alle Angebotspositionen. Auch bei den Eventualpositionen müssen wir die jeweiligen Produkte anpassen bzw. auswählen und erhalten hier ebenfalls einen Gesamtpreis. Schließlich können wir für unser erstelltes Angebot bestimmte Anpassungen auswählen. Die Auswahlfelder sind standardmäßig auf „Nein“ gesetzt.

Am Ende können wir in der Angebotsmaske eine PDF-Vorschau unseres erstellten Angebots anzeigen lassen oder es direkt in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) generieren, indem wir auf „PDF erstellen“ klicken.

Loom-Link zum Thema Angebotserstellung: {% embed url="" %} # Wirtschaftlichkeitsberechnung Um unser Angebot nun mit einer Wirtschaftlichkeitsberechnung zu ergänzen, wechseln wir nun auf den Reiter „Wirtschaftlichkeitsberechnung“. Hier haben wir zunächst die Möglichkeit einen Belegungsplan zu erstellen. Dazu fügen wir unseren Dachplan in das leere Feld hinzu und klicken dann auf den Button „Belegungsplan erstellen“. Anschließend wird der Belegungsplan direkt in das DMS generiert.

Als nächstes wählen wir unseren Standort und sehen, dass die Längen- und Breitengrade (lat. und long.) ausgegeben werden. Falls unser Projekt bereits verifiziert ist, können wir auf den Button „Wirtschaftlichkeitsberechnung starten“ klicken und die Dachseiten werden automatisch in der Wirtschaftlichkeitsberechnung angelegt. Da dies in unserem Beispiel nicht der Fall ist, müssen wir die Dachseiten manuell anlegen, indem wir auf „Datensatz erstellen“ klicken.

Dabei öffnet sich eine neue Maske, in welcher wir auf „manuelle Daten“ klicken. Wir sehen die Rückkopplung unserer Module und tragen die gleiche Menge in das Feld „Anzahl der Module“ ein. Anschließend tragen wir die Dachneigung und die Dachausrichtung ein und sehen, dass der spezifische Ertrag automatisch ausgegeben wird.

Wir schließen nun die Maske und tragen in den technischen Daten den Autarkiegrad, die jährliche Betriebskosten und die bereits berechnete jährliche Erzeugung ein. Falls die Strompreise im Projekt noch nicht eingetragen wurden, können wir dies mit dem Button „Strompreise eintragen“ ergänzen.

Optional können wir noch zusätzliche Finanzdaten ergänzen und mit den Button „Kalkulationstabelle erstellen“ unsere Amortisationsprognose finalisieren. Dabei haben wir die Auswahl zwischen drei verschiedenen Prognosen. Für unsere Demo wählen wir die kurze Prognose.

Das System setzt im Hintergrund die Amortisationsprognose zusammen und wir können sowohl im Diagramm unseren Break-Even-Punkt als auch finanzielle Informationen sehen. Durch den Klick auf den Button wird auch automatisch das Dokument ins DMS abgelegt.

Break-Even-Point & finanzielle Informationen

Loom-Link zum Thema Wirtschaftlichkeitsberechnung: {% embed url="" %} # Produktflyer hinterlegen & Angebotsmappe erstellen Um eine vollständige Angebotsmappe zu generieren haben wir die Möglichkeit mit Bestätigung der Pop-up Benachrichtigung automatisch unsere gewünschte Angebotsstruktur mit spezifischen und vordefinierten Dokumenten aufzubereiten. Alle Dokumente werden bei Knopfdruck in die Tabelle „Angebots Anhänge“ in der gewünschten Reihenfolge geladen. Wenn Belegungsplan und Amortisationsprognose in den vorherigen Schritten schon erstellt worden sind, sind diese direkt in die Struktur integriert.

Nachdem optional die Produktflyer hinzugefügt wurden, können Sie gemeinsam mit Ihrem Angebot eine Angebotsmappe erstellen. Nutzen Sie hierfür die Funktion "Angebotsmappe erstellen". Klicken Sie darauf und bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl. Dadurch wird automatisch eine Angebotsmappe aus den vorbereiteten Dokumenten generiert.

Tango zum Thema Produktflyer hinterlegen: {% embed url="" %} Loom-Link zum Thema Angebotsmappe: {% embed url="" %} Eine weitere Funktion in der Angebotsmaske ermöglicht es uns, unser erstelltes Angebot per E-Mail an unseren Kunden zu senden. Dazu wählen wir zunächst bei den Mailvorlagen unsere gewünschte Mailvorlage aus. Anschließend klicken wir auf den Button „Mailentwurf erstellen“ und dann auf „Editor“.

Wenn wir auf „Editor“ klicken, öffnet sich die Mailausgangsmaske, in der bereits eine vorgefertigte Mailnachricht erstellt wurde. Diese kann in den Einstellungen vordefiniert werden. Das zuvor erstellte Angebotsdokument wird hier automatisch eingefügt.

Nachdem wir den Mailausgang geschlossen haben und zurück zu den Angeboten nach oben gescrollt sind, sehen wir, dass sich der Status des Angebots von „neu“ zu „Verschickt“ geändert hat. Dadurch erkennen wir, dass wir das Angebot erfolgreich erstellt und an unserem Kunden verschickt haben.

Wir schließen nun die Angebotsmaske und kehren zum Bereich „Projekte“ zurück. Dort sehen wir, dass sich der Status des Projekts von „Offen“ zu „Angebote verschickt“ geändert hat. Zusätzlich ist die Projektart nun ausgefüllt, da wir zuvor bei der Auswahl der Angebotsvorlage in „Angebote“ eine entsprechende Projektart ausgewählt haben.

# Auftragsbestätigung Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert hat, können wir den Status in der Angebotsmaske von „Verschickt“ auf „Angenommen“ ändern. Dadurch wird der Karteireiter „Auftragsbestätigung“ sichtbar.

Wir klicken auf „Auftragsbestätigung“ und tragen das Beauftragungsdatum ein. Dabei füllt sich das Feld „Dauer bis zur Bestätigung“ automatisch aus. Die Tage richten sich nämlich vom Erfassungsdatum des Projekts bis zum Datum der Beauftragung. Bei den beauftragten Zahlungsbedingungen richten wir uns nach den im Angebot festgelegten Zahlungsbedingungen.

Sobald die Felder befüllt sind, können wir auf „Auftragsbestätigung erstellen“ klicken. Dadurch wird die Auftragsbestätigung automatisch im DMS generiert. Anschließend haben wir die Möglichkeit, im gleichen Zug die Kommissionsliste für die Logistik zu erstellen, die dem entsprechenden Auftrag zugeordnet wird. Durch die Erstellung des Auftrags wird automatisch eine AB-Nummer generiert. Man beachte, dass die Auftragsbestätigung nur erstellt werden kann, wenn die vorherigen Abwicklungsschritte und die dazugehörigen Tickets abgearbeitet wurden.

Auftragsbestätigung bestätigen und erstellen

Wenn wir zur Projektmaske zurückkehren, sehen wir, dass sich der Status erneut verändert hat und die AB-Nummer jetzt angezeigt wird. Die Statusänderung des Projekts wird durch die Statusänderung des Angebots auf angenommen ausgelöst.

Loom-Link zum Thema Auftragsbestätigung: {% embed url="" %} # Abwicklungsprozess Ein weiterer wichtiger Karteireiter bei Projekten ist die Abwicklung. Hier werden alle Abwicklungsprozesse dargestellt, die für dieses Angebotsart in den Einstellungen hinterlegt wurden. Dabei werden auch der aktuelle Stauts und der Fortschritt in Form eines Fortschrittbalkens angezeigt.

Zur Veranschaulichung klicken wir auf den Datensatz „Auftragsbestätigung“. Dabei öffnet sich die Abwicklungsmaske, in der wir den Ticket-Abschnitt sehen. Hier finden wir drei vorgefertigte Tickets, die wir in den Einstellungen für die jeweiligen Angebotsarten vordefinieren können.

Sobald die Tickets erfolgreich bearbeitet wurden, ändert sich ihr Status und der Fortschritt erhöht sich hier prozentual.

Statusänderung beim Beenden eines Tickets

Wir schließen diesen Abwicklungsprozess und sehen in dem allgemeinen Abwicklungskarteireiter, dass wir mit der Auftragsbestätigung fertig sind und unser Fortschrittsbalken sich prozentual erhöht hat.

Abwicklungsansicht wenn Prozesse beendet sind

# Rechnungen Die Tabelle Rechnungen im ERP-System dient dazu, den Prozess der Rechnungserstellung, -verwaltung, und -verarbeitung zu unterstützen. Der Zweck dieses Teils besteht darin, den finanziellen Aspekt des Unternehmens effektiv zu verwalten, Zahlungen zu verfolgen und die Buchhaltung zu erleichtern. Die Tabelle umfasst in der Regel verschiedene Funktionen und Informationen, darunter: 1\. Rechnungserstellung: Das ERP-System ermöglicht die automatische Generierung von Rechnungen basierend auf den Transaktionsdaten des Unternehmens, wie beispielsweise Verkaufsaufträge oder erbrachte Dienstleistungen. Die erstellten Rechnungen enthalten relevante Informationen wie den Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen und Kundeninformationen 2\. Rechnungsverwaltung: Das ERP-System bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Rechnungen. Hier können Informationen zu offenen Rechnungen, bezahlten Rechnungen, Zahlungsstatus und Fälligkeitsdaten eingesehen und verwaltet werden. 3\. Zahlungsabwicklung: Das ERP-System ermöglicht die Verarbeitung von Zahlungseingängen. Es erfasst Zahlungen, gleicht sie mit den offenen Rechnungen ab und aktualisiert den Zahlungsstatus entsprechend. Dadurch können Unternehmen den Zahlungsfluss effizient verfolgen und offene Forderungen überwachen. Insgesamt trägt „Rechnungen“ im ERP-System dazu bei, den Rechnungsprozess zu automatisieren, die Genauigkeit der Rechnungsstellung zu verbessern und die finanzielle Transparenz und Kontrolle im Unternehmen zu erhöhen. Dies erleichtert die Verwaltung der Buchhaltung, die Nachverfolgung von Zahlungen und den Überblick über finanzielle Aspekte des Geschäftsbetriebs. Wir empfehlen Rechnungen in der Projektebene zu erstellen, indem wir auf den Karteireiter „Rechnungen“ gehen und dort einen neuen Datensatz erstellen.

# Erste Abschlagsrechnung Dabei öffnet sich die Rechnungsmaske und sehen, dass das Projekt und der Eigentümer für die Rechnung automatisch verknüpft sind. Wir passen das Leistungsdatum an das Rechnungsdatum an und wählen dann den Rechnungstyp „Abschlagsrechnung“ aus.
Anschließend wählen wir bei „Auftrag“ unser erstelltes Angebot. Die Zahlungsbedingungen werden automatisch aus dem jeweilige Auftrag übernommen und können im Betreff noch etwas hinschreiben.

Nachdem die relevanten Felder ausgefüllt sind, können wir auf den Button „Rechnung vorausfüllen“ klicken und die Auswahl bestätigen. Dadurch wird ein neuer Datensatz in den Rechnungspositionen erstellt, auf den wir dann draufklicken.

Dabei öffnet sich eine neue Maske Rechnungspositionen, in der wir den Gesamtbetrag von unserem erstelltem Angebot sehen. Hier müssen wir nur den „Abschlag in %“ ausfüllen. Dieser bezieht sich auf die Zahlungsbedingungen unseres Angebots (30%/60%/10%). Wir wählen somit einen Abschlag von 30% aus. Einzelpreis, Gesamtpreis Brutto & Netto passen sich entsprechend an.

Sobald wir die Rechnungspositionen bearbeitet haben, können wir die Maske wieder schließen. Danach können wir auf „Erfassung schließen“ klicken. Dadurch wird eine vorübergehende ID-Nr. generiert, die uns die Möglichkeit gibt, die Felder noch einmal zu überprüfen und gegebenenfalls zu bearbeiten. Nachdem wir auf den Button „Erfassung schließen“ geklickt haben, ändert sich der Status der Rechnung und der Button wird durch „Rechnungsdokument erstellen“ ersetzt.

Wenn alle Angaben korrekt sind, können wir auf den Button „Rechnungsdokument erstellen“ klicken. Es erscheint eine Pop-up Nachricht, die wir bestätigen und die Rechnung wird im DMS generiert. Nun sehen wir, dass der Button „Rechnungsdokument erstellen“ durch den Button „Offenen Posten erzeugen“ ersetzt wurde und sich der Status der Rechnung erneut geändert hat. Zudem wurde die vorläufige ID-Nr. durch eine richtige Abschlagsrechnungsnummer ersetzt.

Wenn wir auf den Button „Offene Posten erzeugen“ klicken, ändert sich der Status der Rechnung erneut und der Abschnitt „Zahlungseingang“ wird sichtbar. In diesem Abschnitt können wir die Zahlungseingänge des Kunden verfolgen und eingehende Zahlungen eintragen.

Sobald Zahlungen vom Kunden eingehen, können wir in Zahlungseingänge auf „Datensatz erstellen“ klicken. Dadurch öffnet sich eine neue Maske, in der wir angeben können, ob der Betrag vollständig beglichen wurde oder nicht. Für diese Demonstration wählen wir „Ja“. Wenn der Kunde jedoch nicht den vollen Betrag bezahlt hat, können wir den Betrag manuell eingeben und den Restbetrag im Feld „Kontrolle: offener Betrag“ sehen.

Wir schließen die Maske und sehen, dass die Felder im Abschnitt nun befüllt sind und der Zahlungsstatus von „offen“ auf „vollständig bezahlt“ gewechselt wurde.

# Zweite Abschlagsrechnung erstellen Nachdem wir unsere erste Abschlagsrechnung erstellt haben, können wir die zweite Abschlagsrechnung mit 60% erstellen. Dazu klicken wir auf „weitere Rechnung erstellen“ und bestätigen unsere Auswahl.

Daraufhin öffnet sich eine neue Rechnungsmaske. Auch hier tragen wir unser „Leistungsdatum von“ ein und ändern den Betreff beispielsweise in „Abschlagsrechnung 2“. Wir beachten, dass wir diesmal nicht auf „Rechnung vorausfüllen“ klicken müssen und direkt in das bestehende Datensatz bei den Rechnungspositionen klicken können.

Daraufhin öffnet sich wieder eine Rechnungspositionenmaske und passen auch hier nur den Abschlag in % an.

Abschlag in Abschlagsrechnung 2 anpassen

Wir schließen die Maske und befolgen die gleichen Schritten wie bei der ersten Abschlagsrechnung. Anschließend klicken wir erneut bei Zahlungseingänge auf Datensatz erstellen, um den Zahlungseingang für die zweite Abschlagsrechnung zu bestätigen. Schließlich erstellen wir unsere Schlussrechnung und klicken erneut auf „weitere Rechnung erstellen“. # Schlussrechnungen Daraufhin öffnet sich noch eine Rechnungsmaske. Wir tragen das Leistungsdatum von und bis ein, ändern den Betreff und wählen bei Rechnungstyp „Schlussrechnung“. Dadurch wird der Abschläge-Abschnitt sichtbar. Anschließend klicken wir auf „Rechnung vorausfüllen und sehen, dass alle Artikel, die für das Projekt berechnet wurden, erneut angezeigt werden.

Hier müssen wir nun darauf achten, dass wir bei den Abschlägen, die anderen zwei Abschlagsrechnung des Kunden berücksichtigen. Dazu klicken wir auf „Datensatz erstellen“ und es öffnet sich eine neue Maske. Dort klicken wir auf die leere Zeile und fügen unsere bereits erstellten Abschlagsrechnungen hinzu.

Nachdem wir unsere Abschlagsrechnungen ausgewählt haben, können wir noch spezifische Optionen bei der Rechnung auswählen. Standardmäßig sind alle Optionen auf „Nein“ gesetzt.

Wie bei den vorherigen Abschlagsrechnungen klicken wir auf „Erfassung abschließen“ und wenn alle Eingaben stimmen, auf „Rechnungsdokument erstellen“. Daraufhin wird eine endgültige Rechnungsnummer generiert und anschließend können wir auf „offenen Posten erzeugen“ klicken, damit auch hier der Zahlungseingang-Abschnitt erscheint.

Nachdem die finale Zahlung eingegangen ist, erstellen wir wie zuvor einen neuen Datensatz und bestätigen den Zahlungseingang. Anschließend schließen wir die Maske und verlassen die Rechnungsansicht. Dort sehen wir alle Rechnungen in der Projektebene, die für den Kunden erstellt wurden, sowie den Status der einzelnen Rechnungen.

Loom-Link zum Thema Rechnungserstellung: {% embed url="" %} # Freie Rechnungen Freie Rechnungen werden nach dem gleichen Prozess wie Abschlagsrechnungen erstellt. Wichtig anzumerken hierbei ist, dass die Rechnungsnummer bei freien Rechnungen keine Counter enthält da Sie typischerweise nicht in einen Abschlagsrechnungskreislauf eingebunden sind (z.B. RE-23-000003). # Gutschriften Gutschriften dienen dazu, um negative Beträge zu erfassen und auszugleichen. Sie werden verwendet, um eine Rückerstattung, eine Preisreduktion oder eine Korrektur einer Rechnung zu dokumentieren. Gutschriften ermöglichen es Unternehmen, ihre Buchhaltung korrekt und transparent zu halten, indem sie den Gesamtbetrag der Verkäufe oder Dienstleistungen reduzieren. Um eine Gutschrift für eine bestehende Rechnung zu erstellen, gibt es 2 Wege. 1\. Es wird eine Gutschrift aus dem Datensatz der gewünschten Rechnung erstellt 2\. Es wird eine Gutschrift manuell erstellt und die gewünschte Rechnung innerhalb des Prozess ausgewählt. Prozess 1 ist dabei der unkomplizierte und schnelle Weg da, das System hier schon die meisten Daten aus der bestehenden Rechnung aufbereiten & wiederverwenden kann. Dazu gehen wir einfach auf den Datensatz der Rechnung, für welche wir eine Gutschrift erstellen wollen und klicken auf den Button „Gutschrift erstellen“. Mit Bestätigung des Abfragefelds wird eine neuer Datensatz generiert welcher die Rechnungsdaten ausgehend von der zugrundeliegenden Rechnung vorausfüllt. Nun müssen nur noch das Leistungsdatum und die gutzuschreibenden Rechnungspositionen erfasst werden und man kann das Rechnungsdokument nach gewohntem Prozess erstellen. # Stornos Stornorechnungen im Rechnungsprogramm dienen dazu, eine bereits erstellte Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren. Sie werden verwendet, wenn eine Rechnung aufgrund von Fehlern, Rücksendungen oder anderen Gründen zurückgenommen werden muss. Um eine bestehende Rechnung zu stornieren, gehen wir einfach auf den Datensatz der Rechnung, welche wir stornieren wollen und klicken auf den Button „Stornieren“. Mit Bestätigung des Abfragefelds wird eine neuer Datensatz generiert welcher die Rechnungsdaten ausgehend von der zugrundeliegenden Rechnung vorausfüllt. Nun müssen wir nur noch das Rechnungsdokument erstellen und unser Stornoprozess ist abgeschlossen. Achtung! Stornorechnungen, welche nach diesem Prinzip erstellt werden, werden unwiderruflich generiert und mit der entsprechenden Rechnung verknüpft. # Mahnwesen Falls eine Kunde seine Zahlungen vernachlässigt, ist es möglich, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen an unseren Kunden zu versenden. Hierfür klicken wir neben Rechnungen auf den Karteireiter Mahnwesen.

Wir klicken auf den Button „Mahnung erstellen“. Dadurch öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem wir auswählen können, welche Art von Mahnung wir für den Kunden erstellen möchten.

Zur Demonstration wählen wir „Zahlungserinnerung“ aus. Daraufhin wird das Dokument in das DMS generiert, das wir in der Vorschau anzeigen können. Das Datum des erstellten Dokuments wird automatisch übernommen. Anschließend wählen wir noch unseren Verantwortlichen aus und wenn die Angaben stimmen, können wir die Zahlungserinnerung per Mail an unseren Kunden senden.

# Wiederkehrende Rechnungen \*Diese Funktion ist aktuell nur für ausgewählte Kunden zugänglich\* Die Funktion **Wiederkehrende Rechnungen** ermöglicht es, automatisiert und intervallbasiert Rechnungen an definierte Zahlungsempfänger zu erstellen und optional automatisch zu versenden bzw. hochzuladen. #### 1. Übersicht Unter dem Menüpunkt **„Wiederkehrende Rechnungen“** können wiederkehrende Rechnungen konfiguriert werden. Die Konfiguration umfasst folgende Hauptbestandteile: * Auswahl des **Zahlungsempfängers** * **Status** der wiederkehrenden Rechnung * Definition des **Rechnungsintervalls** (z. B. monatlich, quartalsweise etc.) * Hinzufügen der **Rechnungspositionen** #### 2. Zusätzliche Einstellungen Optional können in den Einstellungen pro wiederkehrender Rechnung folgende Automatisierungen aktiviert werden: * **Automatischer Mail-Versand**: Die generierte Rechnung wird automatisch mit dem definierten E-Mail-Template an den Kunden gesendet. * **Datav-Upload**: Die Rechnung wird direkt in das Datav-System hochgeladen. * **SharePoint-Upload**: Die Rechnung wird automatisch auf SharePoint abgelegt. Diese Einstellungen sind unabhängig voneinander konfigurierbar. #### 3. Automatische Rechnungserstellung Die Erstellung erfolgt **täglich automatisch um 00:05 Uhr** (Mitternacht plus fünf Minuten) auf Grundlage der eingestellten Intervalle. Bei Ausführung prüft das System: * Ist die nächste Rechnung fällig? * Wenn ja: * Wird sie generiert * Entsprechend den aktivierten Einstellungen weiterverarbeitet (Mail-Versand, Upload, etc.) * Das nächste Fälligkeitsdatum wird anhand des hinterlegten Intervalls automatisch berechnet und gesetzt #### 4. Verhalten bei Änderung des Startdatums * Das **Datum der ersten Rechnung** beeinflusst die gesamte Generierungslogik: * Wird das Startdatum **in die Vergangenheit gesetzt**, erstellt das System **nur zukünftige Rechnungen**(keine rückwirkende Generierung). * Wird das Startdatum **auf das heutige Datum gesetzt**, betrachtet das System diese Rechnung als **bereits ausgeglichen** und berechnet das nächste Fälligkeitsdatum ab heute + Intervall. Beispiel: * Intervall: monatlich * Startdatum: 08.08.2025 → Rechnung gilt als erstellt und ausgeglichen * Nächste Rechnung: 08.09.2025 #### 5. Hinweis zur Intervallberechnung Nach erfolgreicher Erstellung und Verarbeitung wird das Intervall automatisch auf das nächste Fälligkeitsdatum aktualisiert. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Rechnung doppelt erstellt wird und der Zyklus fortlaufend eingehalten wird. # Mitarbeiter Die Tabelle „Mitarbeiter“ im ERP-System dient dazu, die Personalinformationen und - ressourcen eines Unternehmens zu verwalten. Mitarbeiter sind eine wesentliche Ressource und ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein Unternehmen. Die effektive Verwaltung von Personalinformationen und -prozessen ist entscheidend für eine optimale Nutzung der Mitarbeiterpotenziale und eine reibungslose Arbeitsabwicklung. Die Tabelle umfasst in der Regel verschiedene Funktionen und Informationen, darunter: 1\. Personalstammdaten: Erfassung und Verwaltung grundlegender Informationen zu den Mitarbeitern, wie Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung und weitere identifizierende Merkmale. 2\. Organisationsstruktur: Abbildung der hierarchischen Struktur des Unternehmens und der Beziehung zwischen Abteilungen, Teams und Mitarbeitern. Dies ermöglicht eine klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und eine effiziente Kommunikation innerhalb des Unternehmens. 3\. Personalzeit- und Anwesenheitsverwaltung: Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstagen, Überstunden, Arbeitszeitkonten und anderen relevanten Informationen zur Anwesenheit und Verfügbarkeit der Mitarbeiter. Insgesamt kann die Tabelle „Mitarbeiter“ im ERP-System die Personalressourcen effizient verwalten, Personalprozesse automatisieren, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern sowie die Personalplanung und -entwicklung optimieren. # Mitarbeiter Anlegen Wenn wir einen neuen Mitarbeiter anlegen möchten, navigieren wir am besten zur Ansicht Personal und klicken auf das „+“ rechts oben. Anschließend befüllen wir alle erforderlichen Stammdaten des neuen Mitarbeiters. Man beachte, dass nur bestimmte Rollen, wie Admin, Geschäftsführung und Personalmanagement berechtigt sind, die Tabelle zu bearbeiten oder neue Mitarbeiter anzulegen. Der Dashboard-Abschnitt erlaubt es uns die Tickets zu verfolgen/erstellen, die an den Mitarbeiter zugewiesen wurden.

Stammdaten befüllen und Tickets verfolgen

# Abwesenheiten/Stundenerfassung In dem Karteireiter „Abwesenheiten/Stundenerfassung“ haben wir ein Abbild des Dashboards. Hier hat das Personalmanagement eine umfassende Übersicht über die Stundenerfassung, Abwesenheiten und den Stundenausgleich des jeweiligen Mitarbeiters.

Das Personalmanagement oder der Teamleiter hat auch die Möglichkeit, die Abwesenheit oder den Ausgleich eines Mitarbeiters nachzutragen, falls dieser dies vergessen hat. Dafür klicken wir auf das gewünschte Button.

Wenn wir auf „Abwesenheit eintragen“ klicken, öffnet sich eine neue Maske, in der wir die erforderlichen Felder ausfüllen können. Zur Demonstration wählen wir die Option „Urlaub“ in der Zuordnung. Anschließend können wir den Urlaub genauer spezifizieren, indem wir angeben, um welchen Urlaubstyp es sich handelt. Sobald der Zeitraum für den beantragten Urlaub festgelegt ist, erscheint eine Infonachricht, die uns darüber informiert, ob es innerhalb der Abteilung eine Überschneidung mit anderen Abwesenheiten gibt oder nicht. Am Ende kann die verantwortliche Person dann auswählen, ob die Abwesenheit genehmigt wird oder nicht. Die verantwortliche Person ist immer die diejenige, die wir in der Mitarbeiterkarteireiter zugewiesen haben.

Wenn wir auf „Ausgleich eintragen“ klicken, öffnet sich ebenfalls eine neue Maske und tragen die Anzahl der Stunden, die wir dem Mitarbeiter ausgleichen möchten. Sobald die Anzahl eingetragen wurde, setzen wir dann auch hier den Status auf genehmigt.

# Personalakte In der Mitarbeitertabelle gibt es auch den Karteireiter „Personalakte“, in dem private Informationen/Stammdaten des Mitarbeiters eingetragen werden können. Hier können auch die verschiedenen Rechte für alle Personalprozesse hinterlegt werden. Dafür ist der Einstellungen-Abschnitt von großer Bedeutung. Als erstes muss der Mitarbeiterdatensatz an seinem Ninox-Nutzer zugeordnet sein und können dann auswählen, welche Berechtigung diese Person zur Genehmigung hat.

Wenn die Option „Nur bestimmte Abteilungen“ ausgewählt wurde, können wir die entsprechende Abteilung auswählen, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist.

Wenn die Option „Nicht berechtigt“ ausgewählt wurde, dann ist die Person nur berechtigt, wenn sie als verantwortliche/r Person bei einem Mitarbeiter hinterlegt wurde

Der nächste wichtige Abschnitt ist der Arbeitsverhältnis-Abschnitt. Hier erfolgt die Stundenerfassung in Verbindung mit den jeweiligen mit den jeweiligen Arbeitsverträgen. Außerdem haben wir die Möglichkeit anzugeben, ab wann die Zeiterfassung starten soll. Des Weiteren können wir die Urlaubstage sowie das Stundenkonto vom vorherigen System importieren.

Wenn wir bei Arbeitsverträgen einen neuen Datensatz erstellen, öffnet sich eine neue Maske, in der wir den Art der Einstellungen auswählen können und festlegen, wie lange der Arbeitsvertrag gültig sein soll. Anschließend tragen wir den Urlaubsanspruch, die Arbeitstage pro Woche, die Wochenstunden und die Tage ein, an denen der Mitarbeiter arbeiten muss. Dadurch wird automatisch die Sollarbeitsstunden berechnet und ausgegeben.

# Berichte Karteireiter „Berichte“ bietet dem Personalmanagement einen detaillierten Stundenüberblick über den Mitarbeiter. Hier können wir das Jahr und die Monate auswählen und den Bericht anzeigen lassen, indem wir auf den gewünschten Datensatz klicken.

Durch den Klick auf den Datensatz können wir alle relevanten Daten einsehen und eine tabellarische Ansicht mit den täglichen Arbeitsstunden anzeigen lassen. Mit dem Klick auf den Button „Auswertung erstellen“ kann ein Auswertungsdokument generiert werden.

# Ansichten Innerhalb der Mitarbeitertabelle sind standardmäßig folgende Ansichten eingestellt: 1\. Ich Diese Ansicht zeigt seinen eigenen Mitarbeiterdatensatz 2\. Cards: Personal Diese Ansicht zeigt alle Mitarbeiter in Cards-Form. 3\. Cards: Mein Team Diese Ansicht zeigt alle Mitarbeiter in Cards-Form, für die man verantwortlich ist. 4\. Cards: Gruppiert Diese Ansicht zeigt alle Mitarbeiter in Cards-Form, die nach Abteilungen sortiert sind 5\. Tabelle: Personal Diese Ansicht zeigt alle Mitarbeiter in tabellarischer Form

# Warenwirtschaft Die Warenwirtschaft, auch als Warenwirtschaftssystem (WWS) bekannt, stellt einen zentralen Baustein eines Enterprise Resource Planning (ERP)-Systems dar und erlangt ihre entscheidende Bedeutung durch mehrere Schlüsselgründe: 1. **Integrierte Datenverwaltung:** Innerhalb eines ERP-Systems bietet die Warenwirtschaft eine zentrale Plattform zur Erfassung, Verwaltung und Analyse von Daten bezüglich Warenbewegungen und Beständen. Dies fördert ein einheitliches Verständnis und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung. 2. **Optimierung des Lagerbestands:** Die Warenwirtschaft unterstützt Unternehmen dabei, ihren Lagerbestand zu überwachen und zu verwalten. Durch genaue Bestandszahlen können Überbestände reduziert, Lagerkosten gesenkt und gleichzeitig eine ausreichende Verfügbarkeit von Produkten für Verkauf oder Produktion sichergestellt werden. 3. **Automatisierung von Prozessen:** Viele Routineaufgaben wie Bestellauslösung, Rechnungserstellung oder Bestandstracking können durch ein ERP mit Warenwirtschaftsfunktion automatisiert werden. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch menschliche Fehler. 4. **Verbesserte Kundenbeziehungen:** Ein reibungsloser Warenfluss und eine effiziente Auftragsabwicklung durch die integrierte Warenwirtschaft können die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden steigern. Schneller Versand, genaue Lieferprognosen und effektiver Kundenservice sind Beispiele hierfür. 5. **Ganzheitliche Unternehmenssicht:** Ein ERP-System mit integrierter Warenwirtschaft ermöglicht einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen. Verschiedene Abteilungen können direkt auf relevante Daten zugreifen, was zu besserer Interaktion zwischen Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Produktion und anderen Bereichen führt. 6. **Kostenkontrolle und -reduktion:** Durch das detaillierte Verfolgen von Verkäufen, Retouren, Rabatten und anderen kostenrelevanten Daten können Unternehmen ihre Margen präziser überwachen und Bereiche identifizieren, in denen Einsparungen möglich sind. 7. **Flexibilität und Skalierbarkeit:** Moderne ERP-Systeme mit Warenwirtschaftsfunktionen sind darauf ausgerichtet, sich an wachsende Geschäftsanforderungen anzupassen. Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Systeme im Einklang mit dem Wachstum und den sich ändernden Marktanforderungen zu skalieren. Insgesamt fungiert die Warenwirtschaft in einem ERP nicht nur als Bestandsverwaltungstool, sondern als entscheidendes Instrument, das Unternehmen dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten, Kosten zu kontrollieren und den Kundenservice zu verbessern. Ein gut implementiertes und genutztes WWS innerhalb eines ERP-Systems kann daher zu erheblichen Wettbewerbsvorteilen führen. # Produktkatalog Ein zentraler Produktkatalog im ERP-System erfasst, organisiert und verwaltet umfassende Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen. Dies ermöglicht Unternehmen einen effizienten Zugriff, Aktualisierung von Produktinformationen und Unterstützung im Vertrieb, Angebotswesen und der Auftragsabwicklung. Der Katalog dient als zentrale Datenquelle für Bestandsverwaltung, Verkaufsverfolgung und Berichterstellung und ist der Kern des ERP-Systems. 1. **Grunddaten:** * **Produktinformationen:** Eingabe von Produktname, Beschreibung, Hersteller, Warengruppe, Aktivitätsstatus. * **Zusätzliche Optionen:** Markierung als Favorit, Hinzufügen von Bildern. 2. **Spezifika:** * **Angebotsdetails:** Festlegung, ob Mengenangabe im Angebot angezeigt werden soll. * **Warenwirtschaft:** Zuordnung zur Angebotsposition, Warenzuordnungsoptionen. 3. **WaWi Details:** * **Buchungsarten:** Unterscheidung zwischen Einheit und Seriennummer. * *Einheit:* Einfachster Buchungsweg für Artikel. * *Seriennummer:* Ermöglicht die individuelle Erfassung von Seriennummern in jedem Buchungsvorgang. Die Buchungsart kann nach Warenbeständen dynamisch geändert werden. * **Seriennummernmanagement:** Möglichkeit zur Eintragung bei Bedarf, auch erst beim Kommissionieren.

**Kaufmännische Details:** Im Abschnitt werden weitere kaufmännische Details festgelegt: * **Mehrwertsteuer:** Angabe der Mehrwertsteuer für das Produkt. * **Einheit und Buchungsart:** Festlegung der Einheit des Produkts und der Buchungsart. * **Verfallsdatum:** Optional: Festlegung eines Verfallsdatums für das Produkt. * **Preiskalkulation:** Eintragung von Einkaufs- und Verkaufspreisen, Option zur automatischen IST-VK-Kalkulation. * **Komponentenkalkulation:** Wahl, ob der Einkaufspreis über die Komponenten kalkuliert werden soll. * **Preishistorie:** Tabellarische Darstellung von Änderungen des Einkaufspreises zur Nachverfolgung. Beachte: Einige Felder sind nur für Benutzer mit spezifischen Rollen sichtbar. **Weitere Funktionen:** * **Komponenten:** Definition der Beziehung und Menge von Produktkomponenten. * **Lieferanten:** Erfassung aller Lieferanten für das Produkt zur Vereinfachung der Beschaffungsprozesse. * **Produktflyer & Zertifikate:** Hochladen von Anhängen wie Flyern oder Zertifikaten direkt aus dem DMS und Verknüpfung mit dem Produkt.

Tango zum Thema Produktflyer und Zertifikate einem Produkt zuordnen: {% embed url="" %} # Lagerdetails **2. Karteireiter: Warenwirtschafts & Lagerdetails** Die Warenwirtschaft im ERP-System ermöglicht eine effiziente Steuerung von Warenbewegungen und Beständen. Dies verbessert die Logistik, senkt Kosten und optimiert die Kundenbeziehungen. Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf Schlüsselelemente wie Lagerdetails, -plätze, -historie und Warenbewegungen, um die Funktionalitäten und Vorteile dieses zentralen Unternehmensbereichs zu verstehen. * **Lagerdetails:** * *Festplatzartikel:* Option zur Kennzeichnung als Festplatzartikel. * *Lagerplatz:* Festlegung des Lagerorts und Lagerplatzes. * *Min. und Max. Lagermenge:* Angabe von minimaler und maximaler Lagermenge. * *Weitere Informationen:* Zur genauen Produktverfolgung. * **Lagerplätze:** * *Tabellarische Darstellung:* Warenbestand, verfügbarer Bestand, Bestandswert. * *Lagerort:* Information über den Standort im Lagerplatz. * **Lagerhistorie:** * *Kurvendiagramm:* Visualisierung des IST- und Soll-Lagerbestands pro Kalenderwoche. * *Optimierungsmöglichkeiten:* Grundlage für Bestandsoptimierung. * **Warenbewegungen:** * *Tabellarische Darstellung:* Chronologische Übersicht aller Produkttransaktionen. * *Effektive Bestandskontrolle:* Detaillierte Nachverfolgung und transparente Dokumentation. * **Kommissionen:** * *Tabellarische Darstellung:* Alle mit dem Produkt verbundenen Kommissionen. * **Bestellungen:** * *Tabellarische Darstellung:* Abgeschlossene Bestellungen in Verbindung mit dem Produkt. * **Angebotspositionen:** * *Tabellarische Darstellung:* Alle Angebote in Verbindung mit dem Produkt. * **Warenbestand:** * *Tabellarische Darstellung:* Alle Warenbestände in Verbindung mit dem Produkt.

Loom-Link zum Thema Produktkatalog: {% embed url="" %} # Leistungsdetails **Leistungsdetails:** Die korrekte Erfassung der Leistungsangaben in diesem Abschnitt ist von entscheidender Bedeutung. Diese Informationen dienen als Basis für Angebote und bilden die Grundlage für Berechnungen. Zudem werden die Leistungsdetails für weitere Vorlagen und den Speicher- & Anlagenpass benötigt.

**Gewicht & Maße:** Hier können wir das Gewicht und die Maße des Produkts festhalten. Diese Angaben sind entscheidend, um genaue Informationen über die physischen Eigenschaften zu liefern. Die Erfassung dieser Daten gewährleistet eine vollständige und präzise Produktinformation, was besonders für die Lagerverwaltung von Bedeutung ist.

# Stücklisten Stücklisten (oftmals auch Bill of Materials oder BOM abgekürzt) spielen eine entscheidende Rolle in ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), insbesondere in Produktions- und Fertigungsunternehmen. Hier sind einige der Hauptzwecke von Stücklisten im ERP-Kontext: 1. **Produktstruktur darstellen**: Eine Stückliste zeigt detailliert, welche Komponenten und in welcher Menge benötigt werden, um ein Endprodukt herzustellen. 2. **Produktionsplanung und -steuerung**: Mit Hilfe der Stückliste können Produktionsabläufe besser geplant und gesteuert werden. Sie zeigt auf, welche Materialien wann und in welcher Menge benötigt werden. 3. **Bestandsführung**: ERP-Systeme nutzen Stücklisten, um den Materialbedarf zu berechnen und die Bestandsführung zu optimieren. Dadurch kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle benötigten Komponenten rechtzeitig und in ausreichender Menge verfügbar sind. 4. **Kostenkalkulation**: Anhand einer Stückliste kann das Unternehmen die Kosten für die Herstellung eines Produkts genau kalkulieren. Dies ist insbesondere wichtig für die Preisgestaltung und Rentabilitätsanalysen. 5. **Dokumentation**: Stücklisten dienen als wichtiges Dokumentationswerkzeug, um Änderungen am Produkt oder an den Fertigungsverfahren nachzuvollziehen. 6. **Qualitätsmanagement**: Sie helfen dabei, die Qualität in der Fertigung sicherzustellen, indem genau vorgegeben wird, welche Komponenten in welcher Qualität verwendet werden sollen. 7. **Einkauf und Beschaffung**: Mit Hilfe der Stückliste können Einkaufsabteilungen den Bedarf an Rohstoffen und Komponenten genau ermitteln und entsprechende Bestellungen auslösen. 8. **After-Sales-Service und Wartung**: Bei Produkten, die regelmäßig gewartet oder repariert werden müssen, kann eine Stückliste auch dem Servicepersonal helfen, die benötigten Teile zu identifizieren. Insgesamt ermöglicht die Stückliste im ERP-System eine effiziente und genaue Planung, Steuerung und Überwachung der Produktions- und Fertigungsprozesse. Sie ist ein zentrales Element für viele betriebswirtschaftliche Prozesse in einem Unternehmen. **Stücklisten einpflegen** Um Stücklisten einzupflegen gehen wir auf das gewünschte Produkt für welches wir eine Stückliste eintragen wollen und navigieren zur Tabelle Bestandskomponenten.

Für jede Komponenten Legen wir nun einen einzelnen Datensatz an, tragen die Menge ein und Verlinken den gewünschten Artikel aus dem Produktkatalog.

Tango zum Thema Stücklisten einpflegen: {% embed url="" %} # Preiskalkulation **Methoden der Preiskalkulation im ERP-System:** Präzise Preisgestaltung ist entscheidend für wirtschaftlichen Erfolg. Das ERP-System bietet verschiedene Methoden, von manueller Eingabe bis zu automatisierten Ansätzen, um eine optimale Preiskalkulation zu gewährleisten. **Manuelle Preiskalkulation:** Bei dieser Methode erfolgt die manuelle Eingabe von Einkaufs- (EK) und Verkaufspreisen (VK). Automatische Berechnungen des IST-Verkaufspreises und Preisüber-Komponenten-Kalkulation sind deaktiviert.

**Preiskalkulation über Warengruppe:** Der Margenaufschlag der zugeordneten Warengruppe wird automatisch auf den EK-Preis addiert. Durch Aktivierung der automatischen IST-Verkaufspreis-Berechnung werden individuelle Warengruppenaufschläge berücksichtigt.

**Preiskalkulation über Stücklisten:** Diese Methode basiert auf den Bestandskomponenten in Stücklisten. Durch Aktivierung von "Preis über Komponenten kalkulieren" werden EK- und VK-Preise abhängig von Stücklisten automatisch berechnet. Dies ermöglicht eine dynamische Anpassung der Preise bei Änderungen in den Bestandskomponenten, was besonders in umfangreichen Produktstrukturen effizient ist.

**Preiskalkulation über Lagerwert:** Der EK-Preis kann am gewichteten Lagerwert berechnet werden. Diese Methode kann mit automatischen Margenaufschlägen kombiniert werden, indem der Slider "Gewichteter Warenwert als Kalkulations-EK" aktiviert wird.

**Preiskalkulation über OCI / IDS:** Aktuell in der BETA-PHASE --- [Next Page](/llms-full.txt/1)